Kiest u voor vertrouwen of controleren?

ICT-programma’s halen bijna dagelijks het nieuws, en lang niet altijd omdat ze een succesvol resultaat hebben opgeleverd. Niet zelden blijkt daarbij dat alle seinen in de voortgangsrapportages wel op groen stonden. Doelstellingen zijn ambitieus maar haalbaar, het programmateam is ervaren en alle risico’s zijn in beeld. U wordt als opdrachtgever geacht hierop te vertrouwen, maar tegelijkertijd bent u ook verantwoordelijk en aanspreekbaar op het succes van het programma. 

Programmamanagement methodieken zijn meestal zo opgezet dat afwijkingen van het oorspronkelijk plan worden voorgelegd aan een stuurgroep. Als deze de uitzondering accepteert is de rapportage weer ‘groen’ en het oorspronkelijke plan bijgesteld. Wanneer opdrachtgever en stuurgroep goed zicht hebben op alle eerdere geaccepteerde afwijkingen, en deze ook in combinatie akkoord zijn, is dat geen probleem. Regelmatig zien wij echter de situatie ontstaan dat alle afwijkingen op zichzelf akkoord zijn, maar opgeteld niet acceptabel. Bovendien zien programmateams de situatie nogal eens rooskleuriger dan wellicht vanuit de opdrachtgever gewenst is. Omdat zijn nou eenmaal nauw betrokken zijn bij de resultaten en gedreven om het programma te laten slagen

Soms bekruipt u als opdrachtgever het gevoel dat het niet goed gaat. Beschikt u op dat moment over alle benodigde stuurinformatie? De status rapportages staan immers nog altijd op groen, maar wat is er op de achtergrond in budget, planning en kwaliteit gedaan om dit te bereiken? Wie zegt dat het geleverde product inderdaad ‘minimum viable’ is? Weet je zeker dat het product op dat moment de meeste toegevoegde waarde biedt? Of zit er toch meer potentie in? Wanneer is er sprake van een opstapeling van functionaliteit, techniek en werkzaamheden die de uitdaging complexer maakt dan nodig? In hoeverre is het team nog aangesloten op de oorspronkelijke doelstellingen, en waar moet de opdrachtgever ze helpen hun focus en scope te bewaken?

‘Vertrouwen is goed, soms is controleren beter’, maar uiteindelijk gaat het een niet zonder het ander. Onze ervaring leert dat af en toe controleren bijdraagt aan het vertrouwen. Met de methode Onafhankelijk Kritisch Geweten (OKG) brengen wij signalen en observaties naar de oppervlakte. We gebruiken gesublimeerde ervaringen vanuit complexe projecten om uw project te toetsen tegen onze praktijk kennis, ervaring en uw geweten. Dit blijkt een bewezen strategisch stuurmiddel om uw verander- en ICT project te laten slagen. 

Zo hebben wij het Kadaster geadviseerd over de vernieuwing van het systeem voor de Kadastrale Registratie (AKR/Hyp). Door de rol van ‘onafhankelijk kritisch geweten’ in te vullen. Met een onafhankelijk advies vanuit een spiegel op de voortgangsbewaking.

Soms schuurt dat. Maar juist het organiseren van tegengeluid versterkt de besturing én het het vertrouwen, ook in de verantwoordelijkheden van het projectteam.

Voor het Kadaster was de rol van onafhankelijk kritisch geweten de juiste keuze. Door daarbij regelmatig te toetsen vanuit een onafhankelijk, kritisch, maar ook georganiseerd tegengeluid zijn weloverwogen keuzes gemaakt om de haalbaarheid te vergroten.

Wat de cultuur in uw organisatie ook is, u zult in uw besturing altijd afwegingen moeten maken op basis van informatie en signalen. VKA helpt hierbij niet alleen door te signaleren, maar tevens bij het interpreteren en maken van de juiste afweging.

Vertrouwen of Controleren?

Welke keuze maakt u? Kies kundig. VKA