De digitalisering voor internationalisering van het onderwijs
De internationale samenleving digitaliseert, de flexibiliteit neemt toe en dus ook de medewerkers en onderwijs doelgroep. Nuffic stimuleert internationalisering in onderwijs en is actief in elf verschillendelanden o.a. door de uitgifte van studiebeurzen en buitenlandse diploma vergelijkingen. De directeur bedrijfsvoering Anton Biemans zegt daarover: “Er was veel op papier, het werd steeds lastiger om de kerndoelen voor internationalisering van het onderwijs goed te ondersteunen”. Het doel is een bedrijfsvoering met minder papier, “any time, any place, any where”, effectief en efficiënt werken. Nuffic wenst een digitalisering, modernisering en verbetering van de bedrijfsvoeringsprocessen en systemen.
Het resultaat van de digitalisering bedrijfsvoering
Na een reorganisatie was er een digitaliseringsslag gepland ter ondersteuning van de bedrijfsvoering. Met een solide business case, een geïntegreerde architectuur met richtinggevende principes, een programmaplan en de inrichting van de besturing is de digitalisering vorm geven. De doelen zoals digitaal, geïntegreerd en via het web toegankelijk maken van de bedrijfsvoeringsprocessen en -systemen.
Het programma heeft dit resultaat behaald in meerdere fasen (niet alles tegelijk!) en binnen de gestelde duur en budget opgeleverd. Er zijn vijf verouderde administratieve systemen vervangen door twee nieuwe online systemen voor de financiële- en personeelsadministratie. De bijbehorende processen zijn daardoor veranderd en meer uniform dan voorheen. Het programma bestaat uit meerdere deelprojecten, twee Europese aanbestedingen, de realisatie, de data-migratie, en de implementatie van systemen en processen. Met als resultaat een online en moderne Financiële administratie, CRM aanpassingen en een nieuwe eHRM portal. Gehanteerde uitgangspunten daarbij zijn het selecteren van twee samenwerkingspartners met een standaard inrichting (z.g. best practice). Met het effect dat Nuffic haar processen moest aanpassen op deze standaard en niet andersom. De doelmatigheid wordt zo vergroot door meer uniformere processen te implementeren en ook wordt de haalbaarheid vergroot door meer standaard oplossingen te bieden zonder maatwerk. Het is een majeure digitale verandering gebleken.
VKA Programmamanagement en organisatie
VKA was gevraagd voor de rol programmamanager voor de besturing en realisatie van de digitalisering. Als sparringpartner en prettige samenwerking tussen opdrachtgever Anton Biemans heeft Ed van Doorn is het programma ingericht.
De projectteams, sponsors, verandercoördinatoren, en veranderteams zijn op basis van train de trainer principes en ingericht op basis van de programma methode Managing Successful Programmes (MSP). Op basis van leidinggevende principes, met inzet, samenwerking, enthousiasme, verbinding en regie op de communicatie zijn uiteindelijk de best practice implementaties gelukt. Niet zonder slag of stoot zijn er inrichtingen, migraties, verandering van werken en kinderziektes overwonnen ten einde het resultaat op te leveren gericht op de gestelde doelen. Mooi om als programma manager samen te werken met het Nuffic team en de opdrachtgever om deze digitalisering te laten slagen voor Nuffic en internationalisering in het onderwijs.
Meer weten? Neem dan contact op met Ed van Doorn.