De vraag ‘zelf doen’ of uitbesteden heeft er al even een aantrekkelijke variant bij: Software as a Service, kortweg SaaS. Niet alleen de software netjes onder beheer maar als klant meteen ontzorgt over technisch beheer, backups, compatibiliteit. Geen gedoe tussen beheerders wie waarvoor verantwoordelijk is en of een probleem in de database, software of configuratie zit. Pay per use, schaalbaar en op de koop toe steeds nieuwe updates zonder vervelende release- en testprocessen! Morgen? Liever gisteren!
Is de organisatie klaar voor SaaS, over ziet zij de impact?
SaaS heeft op het eerste gezicht vele voordelen ten opzichte van de oude modellen. Natuurlijk, informatiebeveiliging en privacy zijn belangrijke vraagstukken. Maar dat weten aanbieders van SaaS ook en die handelen daarnaar. Daarmee staan steeds meer seinen op groen. Seinen bij de aanbieders in ieder geval. Maar is de organisatie er zelf klaar voor? Misschien een onverwachte vraag aangezien ‘alles als service wordt aangeboden’ en er dus weinig bij de klant ligt. Maar dat is een vergissing. Er zijn nog wel wat randvoorwaarden aan succesvol SaaS gebruik.
SaaS is gericht op het gebruik van de standaard software. Zeker, veel SaaS pakketten bieden configuratiemogelijkheden maar het bouwen van maatwerk binnen de applicatie is vaak niet mogelijk. Denk hierbij niet alleen aan geprogrammeerde code maar ook bijvoorbeeld aan gebruik van functies, velden en mogelijkheden om op een alternatieve manier een functionele wens in te vullen. Heb je veel van dit specifieke gebruik in je huidige flexibele on-premise of gehoste pakket, dan zal je functies verliezen en dit zal de bedrijfsprocessen raken.
Bovenstaande situatie met veel maatwerk en detailconfiguratie wijst doorgaans ook op een cultuur van verbijzondering. Medewerkers, van gebruiker tot directeur, zijn gewend om wensen in te dienen die vervolgens worden gerealiseerd. Techniek volgt proces. Overgaan naar SaaS is ook een shift in de benadering en cultuur: proces volgt techniek. Standaard tenzij (met een heel kleine tenzij). Is de organisatie klaar voor en bewust van deze mindshift? Of laten we de functioneel beheerders na overgang de boodschappers zijn van de ‘kan niet’ boodschap?
Laten we ook de koppelingen niet vergeten. Werkt de huidige applicatie op zichzelf of zijn er gegevensuitwisselingen (medewerkergegevens, klantgegevens) met tal van andere systemen? Is dit alleen ‘lezen’ of worden gegevens verrijkt? Biedt de SaaS oplossing deze mogelijkheden ook en hoe beveiligen we dit?
Tot slot verandert de rol van de functioneel beheerders. Verzamelden zij wensen, vertaalden die voor ontwikkelaars en testten de resultaten: nu bespreken ze procesaanpassingen geïnitieerd door gewijzigde functies in de tool en bewaken zij de ontwikkelingen van de applicatie. Van vraagvertaling naar aanbodvertaling. Zijn de functioneel beheerders klaar voor deze rol?
Wel of geen SaaS: maak de belangenafweging
Dan maar geen SaaS? Veel standaard of ‘commercial-off-the-shelf’ applicaties bewegen naar SaaS, of je wilt of niet. Kijk naar Office. Het is alleen van belang nu al na te denken over SaaS en bovenstaande punten te analyseren. Moeten ze worden aangepakt dan is daar een verandertraject voor nodig. Dat vergt tijd.
En is het een strategisch proces waarbij de concurrentiepositie afhankelijk is van innovatie en anders doen dan anderen? Dan past ‘proces volgt techniek’ niet en is een oriëntatie op maatwerk als opvolger van je on-premise pakket een logischere keuze. In het volgende blog stelt collega Ron Mostert de vraag of de leverancier er wel klaar voor is. En dat is een terechte wedervraag. Lees deze blog hier.
Zelf doen of uitbesteden is en blijft een actueel dilemma. VKA helpt organisaties als onafhankelijk adviseur om dit vraagstuk vanuit 360 graden perspectief te bekijken, zowel de kansen als de randvoorwaarden. We kijken naar uw specifieke situatie. Voor meer informatie hoe wij je kunnen helpen, neem dan contact met ons op.
Standaardiseren en automatiseren van de IT, waardoor er meer ruimte ontstaat voor innovatie. Maar er is ook een keerzijde. Bijvoorbeeld het verlies van onderscheidend vermogen. Of: hoe houdt u nog wel grip op security en privacy? Ontdek dit dilemma hier.
