De Wet Open Overheid (WOO) wordt begin 2017 behandeld door de Eerste Kamer. Maar door de organisatorische en technische veranderingen die deze wet vergt voor overheidsorganisaties is het belangrijk om nu al bij de consequenties stil te staan. Door nu al rekening te houden met de toekomstige wettelijke verplichtingen is de organisatie beter in staat om, na inwerkingtreding, spoedig te voldoen aan de eisen van deze wet.
Half december heeft Minister Plasterk de door de Eerste Kamer gewenste Quick Scan naar de implementatiekosten van de WOO aan de kamer gestuurd. Uit deze Quick Scan komt naar voren dat bij inwerkingtreding van de WOO, er extra ICT-investeringen nodig zijn van vele honderden miljoenen euro’s. De geschatte kosten geven aan hoeveel werk eraan komt, en het is handig om daar bij nieuwe projecten direct rekening mee te houden.
Het tweede deel van de impact analyse, waarin o.a. provincies en gemeenten onderzocht worden, is in het eerste kwartaal gereed. De procedure voor de behandeling van de wetgeving in de Eerste Kamer gaat dan verder. Dit betekent dat de wet op zijn vroegst in 2018 in werking treedt.
Wat verandert er door de Wet Open Overheid (WOO)?
Met een mogelijke inwerkingtreding van de WOO zet de politiek de passieve informatieplicht om naar een actieve informatieplicht. Deze is als wettelijke verplichting opgenomen. Ook is in de wet opgenomen dat elke overheidsorganisatie een register moet bijhouden met alle informatie die in de organisatie voorhanden is. Indien de informatie beschikbaar is moet deze ook direct digitaal te openen zijn. Informatie in het register moet voldoen aan de wettelijke eisen voor privacybescherming en hoeft geen informatie te bevatten die in het kader van juridische opsporing van belang is. Ook zijn er uitzonderingen opgenomen voor persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren. Duidelijk is dat deze wet voor organisaties een enorme impact heeft op de organisatorische- en technische inrichting.
De organisatorische consequenties van de WOO
Het omdraaien van de informatieplicht vergt veranderkracht van de medewerkers. Medewerkers moeten met een andere mindset gaan werken. Zij dienen rekening te houden met het gegeven dat de informatie die zij gebruiken en/of creëren vroeg of laat door stakeholders ingezien wordt (bijv. door B&W of GS goedgekeurde nota’s, documenten die hieraan ten grondslag liggen en projectverslagen). Uiteraard geldt dit nu ook al in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), echter met de WOO wordt dit belangrijker dan vroeger het geval was. Tevens moeten medewerkers informatie classificeren. Hierdoor wordt aan het begin van het creatieproces vastgelegd of de informatie deelbaar is. Trainingen zijn hierbij essentieel, omdat classificeren voor velen nog niet tot de standaard-werkzaamheden behoord.
De technische consequenties van de WOO
Het digitaal ter beschikking stellen van de informatie vormt voor organisaties ook op technisch vlak een uitdaging. Stakeholders die geen arbeidsrechtelijke relatie hebben met de organisatie krijgen op grond van de wet de mogelijkheid om documenten in te zien en te downloaden. Om diverse redenen (functioneel, security en financieel) is het niet wenselijk deze groep van gebruikers direct de informatie in de gebruikte bronsystemen te laten raadplegen. Dit betekent in veel gevallen de inrichting van een nieuw technisch platform om, na vaststelling van de informatie, de informatie direct te publiceren en voor het grote publiek beschikbaar te maken. Dit platform maakt het mogelijk om de informatie te delen, maar ook het bijbehorende register te creëren en actueel te houden.
Conclusie
De termijn waarop de WOO in werking treedt is nog niet met zekerheid te stellen. Maar de wens van de politiek en de maatschappij vergt van de overheid dat zij meer open en transparanter gaat optreden. Dit betekent dat de WOO in welke vorm dan ook voor organisaties een rol gaat spelen. Door hier vroegtijdig rekening mee te houden, bijvoorbeeld door in lopende of nieuwe projecten de organisatiekant of de ICT-architectuur intensief te belichten, en tevens door al met de technische implicaties rekening te houden, bespaart een organisatie veel geld wanneer de WOO opgelegd is. Want ik ben ervan overtuigd dat de WOO of een andere variant er vroeg of laat toch komt.