Veel mensen denken dat ik mij als IT-adviseur vooral met techniek bezig hou. Niets is minder waar. In mijn dagelijkse praktijk kom ik vaak IT en Informatievoorzieningsvraagstukken tegen die helemaal niet over techniek gaan. Bij dit soort vraagstukken maak ik onderscheid tussen oorzaak en gevolg. Als voorbeeld: de afdeling IT levert niet de juiste producten of diensten. Dit is een gevolg. Misschien is de oorzaak wel dat de juiste producten of diensten niet goed beschreven of gevraagd zijn. Alleen door de juiste vraag te stellen krijg je het goede antwoord (en daarna een passende oplossing). In deze blog ga ik in op de rol van “de business” bij IT en informatievoorzieningsvraagstukken.
Het vakgebied van informatiemanagement speelt een centrale rol tussen vraagstukken van de business (primaire proces) en de invulling hiervan door IT. Informatiemanagement is erop gericht om ontwikkelingen van de business en ontwikkelingen op het gebied van IT bij elkaar te brengen. Technologie en data-oplossingen dragen als gevolg van een goede invulling optimaal bij aan de taak van een organisatie. Een volwassen proces van informatiemanagement heeft als voorwaarde dat er kennis van IT, informatievoorziening en het primaire proces gebundeld wordt: je moet de functionele behoefte van een organisatie kunnen vertalen naar een vraag aan een ondersteunende afdeling (bijvoorbeeld IT). Hiermee breng je dus vraag (wat heb je nodig) en aanbod (wat kan er geleverd worden) samen.
In veel organisaties zie ik dat het niveau waarop vraag en aanbod samen komen niet gelijk is. Je moet een natuurlijke gesprekspartner hebben op het juiste niveau, qua kennis maar ook met betrekking tot besluitvorming. Alleen door een goede afstemming tussen vraag en aanbod kun je krijgen wat je wilt of leveren wat gewenst is. Informatievoorziening kan, als de business geen goede invulling geeft aan die vraagkant en niet op het juiste niveau opereert, (te veel) aanbod gedreven zijn.
Ook zie ik vaak dat door het centraliseren van de IT en informatievoorzieningsafdeling de afstand tot de business groot is. “Zij van IT” zitten in een andere afdeling, waar ook alle i-kennis gebundeld is. Als je een centrale IT-afdeling als opdrachtnemer ziet, moet je als business een goede opdrachtgever zijn. Die opdrachtgever moet kennis hebben van wat de opdrachtnemer voor je kan, en moet doen. Het centraliseren of bundelen van de IT-afdeling mag dus niet leiden tot een tekort aan kennis over IT en informatievoorziening bij de business.
Mijn advies is dan ook om meer aandacht te besteden aan het inrichten van informatiemanagement voor een goede afstemming tussen vraag en aanbod. Hierbij kijk je dus niet alleen naar wat kan IT voor je doen, maar ook naar wat de business moet doen de juiste informatievoorzieningsproducten en diensten te krijgen. Een paar tips daarbij zijn:
– Beleg binnen de business een rol die expliciet verantwoordelijk is voor regie over de vraag en de vraagbundeling vanuit die business. Die rol moet de verbinder zijn tussen vraag en aanbod en kennis van het primaire proces en IT en informatievoorziening hebben.
-Vertaal de business strategie (waar wil je als organisatie naar toe) naar een informatiestrategie (wat voor impact heeft die business strategie op de informatievoorziening) en een informatieplan (hoe kom ik tot de uitvoering van mijn strategie).
-Probeer de afstand tussen “zij van IT” en “wij van de business” zo klein mogelijk te maken. Hoe groter de afstand, hoe groter de kans op een niet-passende informatievoorziening.