Digitale transformaties brengen veranderingen met zich mee in technologie, bedrijfsmodellen en organisatiepraktijken. Ze zijn vaak complex en vereisen snelheid vanwege veranderende marktomstandigheden en technologische vooruitgang. Digitale transformaties brengen naast nieuwe mogelijkheden dus vaak ook nieuwe risico’s met zich mee. Deze moeten zorgvuldig worden gemanaged. In dit blog licht Geert Eggens toe hoe een evenwichtige risico benadering als succesfactor kan worden toegepast bij digitale transformaties, in balans met de innovaties of concurrentievoordelen die worden nagestreefd.
Negatieve percepties risicomanagement
Er leven vaak negatieve percepties over risicomanagement: het praten over risico’s wordt als tijdrovend gezien waardoor de benodigde snelheid wordt vertraagd en innovaties worden beperkt. Dit komt omdat risicomanagement vaak op compliance is gefocust in plaats van waarde creatie. Ook leeft het idee dat risicomanagement (te) veel documentatie, beoordelingen en procedures met zich meebrengt waardoor minder flexibel en snel gereageerd kan worden op veranderingen.
Als risico’s vanaf het begin niet duidelijk inzichtelijk worden gemaakt en hierover niet open gecommuniceerd wordt, leidt dit inderdaad tot de genoemde misverstanden en weerstand. En dan uiteindelijk tot mislukking van de digitale transformatie. Daar tegenover staat dat een (te) voorzichtige risicobenadering een organisatie beperkt om bijvoorbeeld nieuwe, disruptieve, technologieën in te zetten en nieuwe kansen hiermee te creëren.
Digitale transformaties bieden kansen voor innovatie en nieuwe mogelijkheden
Door vooraf goed na te denken over deze kansen en risico’s, welke risico’s de organisatie bereid is wel te nemen en welke niet, helpt risicomanagement juist, als ‘enabler’, om wendbaar te zijn en snel te reageren op nieuwe kansen en uitdagingen. Organisaties worden hierbij aangemoedigd innovaties te verkennen, te experimenteren met nieuwe technologieën en efficiëntere processen om betere diensten en producten te leveren. Ook besluitvorming wordt versneld waardoor flexibeler gereageerd kan worden op veranderingen en nieuwe mogelijkheden.
Een succesvolle digitale transformatie vereist een voortdurende aanpassing en evolutie met een risicomanagement aanpak die geïntegreerd is in de digitale transformatieprocessen.
Risico’s? Succesfactoren!
– Betrokkenheid van management en overige belanghebbenden: zorg ervoor dat het management de waarde van risicomanagement erkent en ook het risicobewustzijn bevordert bij een digitale transformatie. Waar het management actief betrokken is bij het bepalen van de doelstellingen van een digitale transformatie, moet ze ook actief betrokken zijn bij het identificeren van de risico’s, prioriteren van de risico’s en toewijzen van middelen voor tegenmaatregelen. Daarnaast moeten ook opdrachtgevers, programma managers, productowners, scrumteams en risicomanagers, betrokken worden bij het identificeren en beoordelen van risico’s. Hierdoor worden risico’s vroegtijdig geïdentificeerd en aangepakt, en kunnen kansen worden verzilverd.
– Integratie met bedrijfsstrategie: integreer het risicomanagement met de bredere bedrijfsstrategie. Het is hierbij belangrijk om de strategische doelen van de digitale transformatie te begrijpen en te identificeren welke risico’s deze doelen kunnen bedreigen en welke kansen kunnen worden benut.
– Communicatie en transparantie: communiceer niet alleen over de successen en de stippen op de horizon maar ook over de bijbehorende risico’s. Door transparant, openlijk en evenwichtig te communiceren over risico’s wordt een gezamenlijk begrip en draagvlak bevorderd. Dit stelt de organisatie en teams in staat gezamenlijk risico’s vroegtijdig aan te pakken en passende besluiten te nemen. Daarnaast worden medewerkers aangemoedigd risico’s en kansen te melden en hierbij hun inbreng te leveren.
– Agile mindset en cultuur: integreer risicomanagement in het digitale transformatieproces. Agile werken is gericht op flexibiliteit, interactieve ontwikkeling en snelle aanpassing aan veranderende omstandigheden en hindernissen (‘impediments’). Het succesvol integreren van risicomanagement vereist dat deze agile waarden worden toegepast, waarbij risico’s integraal onderdeel van het proces zijn en teams proactief reageren op nieuwe risico’s. Zorg ervoor dat dit in cadans is met de iteratieve aanpak.
– Risico’s als backlog items: behandel risico’s als backlog items in het agile programma managementproces. Dus identificeer en prioriteer risico’s in de ‘product backlog’. Dan worden ze direct opgenomen in de spint planning als onderdeel van het reguliere iteratieve ontwikkelproces. Zo wordt risicomanagement een natuurlijk, terugkerend en praktisch onderdeel van het agile proces.
– Risico monitoring en aanpassing: agile programma’s evolueren voortdurend. Hierbij moeten de risico’s ook worden geëvalueerd en beheerd. Regelmatige risico’s evaluaties en bijwerken van risicobeoordelingen zorgt ervoor dat deze actueel blijven en passende beheersmaatregelen worden genomen.
– Leren en verbeteren: ook voor risicomanagement en de toepassing hiervan bij de digitale transformatie is het belangrijk om regelmatig retrospectieven te houden. Wat werkt goed en wat kan verbeterd worden op het gebied van risicomanagement? Welke valkuilen hebben we voorkomen? Welke kansen niet benut? Door te leren kan het risicomanagement bij digitale transformaties verder worden versterkt.
Bestaande ‘best practices’ zoals AgilePGM en MSP (Agile programma management en (Managing Successful Programs) bieden een raamwerk en structuur om de complexiteit van digitale transformaties succesvol te managen. Hierbij biedt Agile programma management een iteratieve aanpak met frequente feedbacklussen, waardoor risico’s snel worden geïdentificeerd en aangepakt. MSP biedt een gestructureerd risicomanagementraamwerk om risico’s op programma- en strategisch niveau aan te pakken. Door het combineren van deze onderdelen ontstaat er een solide en een flexibel risicomanagement proces.
Podcast Succesvol Transformeren
Beluister ook de VKA podcast serie over succes- en faalfactoren bij digitaal transformeren. Podcast Succesvol Transformeren – Verdonck, Klooster & Associates (vka.nl)
Wil je hier meer over weten of ben je benieuwd hoe VKA jouw organisatie hierbij kan helpen? Neem contact op met Geert Eggens.