Wie aan regels denkt, denkt meestal niet direct aan nieuwe kansen. Ik wel. Regels zijn namelijk nooit een doel op zichzelf, maar altijd een middel om een bepaald doel te bereiken. En meestal een doel waar niet zoveel op aan te merken is. Bijvoorbeeld het voorkomen van gevaarlijke of oneerlijke situaties, of het beschermen van kwetsbare groepen. Doelen die je ook als organisatie onderschrijft en die misschien wel letterlijk terugkomen in de eigen gedragscode. Toch is het moeilijk om bij het implementeren nieuwe wetgeving verder te kijken dan “wat er nu weer moet”. Terwijl het vaak ook een kans is om je eigen klanten beter te gaan bedienen. Bijvoorbeeld door als financiële instelling aantoonbaar aan hoge eisen van betrouwbaarheid en integriteit te voldoen. Of als overheid toegankelijk en betrouwbaar te zijn. De kunst is om bij nieuwe wetgeving te focussen op het doel en je niet te veel te laten afleiden door de ambtelijke verpakking. Wetgeving bevat vaak kant-en-klare kwaliteitswaarborgen. En kun je hieraan aantoonbaar voldoen, dan is het tevens een gratis kwaliteitsstempel!
Voorbeeld: digitalisering overheidscommunicatie
Dat nieuwe regels ook nieuwe kansen bieden, geldt zowel voor de publieke als de private sector. Een voorbeeld van nieuwe wetgeving die nu door alle overheden geïmplementeerd wordt betreft drie nieuwe wetten die tussen 1 juli 2021 en 1 januari 2023 worden ingevoerd:
- de Wet elektronische publicaties (Wep)
- de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en
- de Wet digitale ondersteuning (Wdo)
Deze drie wetten bij elkaar zorgen ervoor dat veel communicatiekanalen van de overheid nu gedwongen een “digitale transformatie” ondergaan. Sinds 1 juli 2021 moeten de meeste officiële publicaties al digitaal plaatsvinden. Later komt daar de verplichting bij om ook voor de inkomende berichtenstroom digitale loketten in te richten. En als het ook maar enigszins gevoelige informatie betreft, moet de burger op een veilige manier kunnen inloggen.
Een flink project dus, of je het nu leuk vindt of niet. Maar soepel en veilig digitaal communiceren met alle klanten, wie wil dat nou niet? Doe je dit goed, dan zie je dat direct terug in hogere klanttevredenheid, kortere doorlooptijden en minder incidenten. De waarden die achter de wettelijke eisen zitten, zoals transparantie, veiligheid en klantvriendelijkheid, zijn immers dezelfde als die van de eigen organisatie. Mik je bij de implementatie alleen op compliance, dan doe je niet alleen jezelf, maar ook iedereen die met je te maken heeft tekort!
Hoe ga je hier als overheid nu op een goede manier mee om?
Het aanpassen van je manier van werken, je digitale infrastructuur en alle communicatie naar buiten, kost tijd, geld en energie. Doe je dit alleen omdat het moet, zonder hoger doel, dan is het beste wat het oplevert een compliance-vinkje. Door hierbij ook te kijken hoe je je dienstverlening zo goed mogelijk inricht, wordt het een stuk interessanter. Wat moet dat moet, maar als je dan toch gaat verbouwen, maak er dan ook iets moois van! Waar niet alleen de toezichthouder blij van wordt, maar vooral jijzelf en de mensen voor wie je het doet. Verplaats je in de persoon die een vergunningsaanvraag indient, in de ambtenaar die de aanvraag behandelt en de omwonenden. Hoe zou je het zelf willen als je in hun schoenen stond?
Zorg dus dat er eer te behalen valt. Maak het doel groter dan compliance alleen en bedenk hoe je het liefst zou willen werken. Hoe je je klanten het best kan helpen. En zorg vervolgens voor een goed doordachte, duurzame oplossing, die ook nog aan alle regels voldoet.
Aanpak
Als je weet waar je naartoe wilt, kun je gaan bepalen hoe daar gaat komen. En wat je vetrekpunt is. In dit voorbeeld van digitalisering van overheidscommunicatie gaat het om drie verschillende wetten, met elk een net iets ander tijdspad. Het gaat echter allemaal over communicatie met burgers en daardoor grotendeels over dezelfde werkprocessen. En over dezelfde medewerkers, met wie je beter één keer het hele proces kunt doornemen dan drie keer een deel ervan. Het meest efficiënt is dus om hiervoor één implementatietraject uit te stippelen.
Bij VKA hebben we veel ervaring met het helpen van organisaties bij het implementeren van wetgeving. Onze ervaring is dat het eigenlijk altijd lukt om een manier te vinden die past bij de organisatie en ook aan de eisen van de wetgever voldoet. Wat we hierbij als VKA altijd meenemen is kennis van de wetgeving en doorgaans ook van het werkveld van de opdrachtgever. Afhankelijk van de uitgangspositie en het einddoel zorgen we ervoor dat ook alle andere kennis die we nodig hebben aan boord komt. Denk bijvoorbeeld aan systeemarchitectuur, verandermanagement of informatiebeveiliging. Het allerbelangrijkste is echter de inbreng van de organisatie waarvoor we het doen. Elke klant heeft immers ‘zijn eigen aardigheden’ en kent zijn eigen organisatie het best. Rode draad tijdens een implementatieproject is altijd het toekomstplaatje van de opdrachtgever.
Klantcase
Dat de wetgeving waarover ik nu schrijf veel processen raakt, bleek tijdens een project dat we eind 2020 voor Rijkswaterstaat uitvoerden. De opdracht hierbij was om na te gaan op welke manier de organisatie door de nieuwe wetgeving geraakt werd en wat de mogelijkheden waren om op een goede manier aan de wetgeving te voldoen. Rijkswaterstaat beoordeelde dit project met een 10. Op onze website is een klantcase te vinden waarin deze opdracht uitgebreider wordt omschreven. Heeft u eveneens met de implementatie van deze wetgeving te maken en bent u benieuwd of we ook u hierbij kunnen ondersteunen, neem dan gerust contact met ons op.
Ook als er van alles moet, is er altijd nog heel veel dat mag. En dat halen wij graag met u boven water!