In tijden van krapte moet je op de kleintjes letten. Dit geldt ook voor de CIO die op de ‘stuksprijs’ van ICT kan besparen. Hieronder 9 suggesties om dit te realiseren.
- Optimaliseren van de IT-formatie. Een optimale formatie voor uw IT-organisatie is, was en blijft belangrijk. Organisaties kunnen IT- beheer efficiënter en beter uitvoeren door goed opgeleide interne medewerkers in te zetten die actuele kennis en kunde hebben. Veel organisaties die naar de cloud bewegen, bewegen zelf onvoldoende mee naar een regie organisatie. Investeren in mensen is dan nodig, kritisch kijken naar de eigen formatie helpt om inefficiënte te expliciteren. Een formatiescan kan helpen dit inzicht te verkrijgen.
- Aanscherping IT Portfoliomanagement. Door meer in te zetten op portfolio-management gaat u scherper sturen op uw IT projecten. Het maken van een business case is hierbij noodzakelijk. Het sturen op het realiseren van de beoogde baten wordt hierbij nog wel eens vergeten. Door het maken van een business case bent u in staat keuzes te maken bij het toekennen en uitvoeren van projecten die de meeste toegevoegde waarde creëren. Tegelijkertijd kunt u de minder rendabelere projecten uitstellen of zelfs afstellen. Om het portfolioproces aan te scherpen adviseren wij aandacht te geven aan de aansturing en regievoering van het portfolioproces binnen uw organisatie.
- Versoberen van IT-processen. Organisaties hebben de afgelopen jaren hun eisen aan de IT-inrichting aangescherpt. Organisaties introduceren een steeds hogere beschikbaarheid dan strikt noodzakelijk. Dit geldt bijvoorbeeld voor de afhandeling van tickets en calamiteiten, maar ook voor de inrichting van back-up procedures. Door genoegen te nemen met minder snelle dienstverlening kan een organisatie kosten besparen. Onderzoek uw huidige en gewenste IT Service management en SLA’s versober uw IT-dienstverlening waar mogelijk.
- Besparen op data opslag. Dit lijkt gek omdat datadragers steeds goedkoper zijn. Aan de andere kant neemt de hoeveelheid data binnen een organisatie toe, en snel ook. Per saldo zal de organisatie meer kosten maken aan de opslag van data. De hoeveelheid data groeit doordat organisaties bewust of onbewust overmatig veel kopieën van data opslaan, denk dan aan verschillende kopieën van documenten, maar ook van backups van data die meerdere malen zijn opgeslagen. Door dit tegen het licht te houden kunt u hier flink op besparen. Een andere optie is om de data die uw medewerkers weinig gebruiken, op goedkopere opslagsystemen te plaatsen.
- Licentie gebruik monitoren en doorbelasten. Heeft u inzicht in de door uw gebruikte licenties? Klopt het aantal gebruikte licenties nog bij het aantal medewerkers in uw organisatie? Door licenties inzichtelijk te maken kunt u zien of u meer licenties gebruikt dan noodzakelijk. Vaak is het moeilijk om organisatieonderdelen zover te krijgen dat zij licenties actief gaan beheren. Het doorbelasten van licentiekosten naar deze organisatieonderdelen zou u hierbij kunnen helpen. Hiermee krijgen organisatieonderdelen inzicht in de kosten die zij maken en hebben zij een financiële prikkel om zelf ook actief licenties te managen.
- Versoberen IT-voorzieningen. Voor steeds meer IT voorzieningen die niet direct primair worden ingezet, bestaan veelal vrij uitgebreide (en dure) specificaties. Denk aan een uitgebreide OTAP omgeving met vier dedicated servers, uitwijk op datacenters, hot fail-overs om maar wat te noemen. Hierbij is vaak onduidelijk voor welke risico’s deze dure inrichting is gekozen en wat de organisatie eigenlijk probeert op te lossen. Het is belangrijk om te (blijven) toetsen welke voor de organisatie relevante risico’s hiermee worden afgedekt, of het mogelijk is te besparen op deze inrichting. Het opstellen van een ist-architectuur kan inzicht geven in de overdaad aan voorzieningen.
- Stoppen met dubbele rekencapaciteit. Steeds meer organisaties geven laptops of tablets uit aan medewerkers. Tegelijkertijd wordt zo’n (duur) apparaat maar nauwelijks benut. Medewerkers zetten dit apparaat enkel in als thin-client om met behulp van dit apparaat op een virtuele werkplek in te loggen. Dit brengt dubbele kosten in de aanschaf en onderhoud van zowel de server capaciteit als de werkplek apparatuur, maar ook het beheer en de benodigde beheerapplicaties heeft een organisatie dan dubbel nodig. Mocht u laptops of tablets gebruiken, zet ze dan in waar ze voor bedoeld zijn, namelijk: rekenkracht decentraal gebruiken.
- Afbouwen kantoorruimte en meer virtueel (thuis)werken. Het afgelopen jaar hebben bijna alle organisaties de overstap moeten maken van fysiek op kantoor werken naar (digitaal) thuiswerken. U heeft zelf ervaren in het afgelopen jaar dat thuiswerken makkelijker is dan we een dik jaar geleden hadden voorzien. Thuiswerken is nu en straks onderdeel van de nieuwe werkwijze. Belangrijk is om afspraken binnen uw organisatie te maken over het thuiswerken en het kantoorwerken. Uiteindelijk kan het erop neer komen dat de organisatie met minder kantoorwerkplekken af kan en uiteindelijk kantoorruimte kan afstoten. U moet dan wel goed onderzoeken of de thuiswerkers voldoende zijn uitgerust met goede apparatuur en digitale middelen om het op afstand werken veilig te faciliteren en makkelijk te maken.
- Besparen op applicaties: goed ingericht applicatielifecycle management betekent dat u een goed zicht heeft op uw applicaties, de kosten hiervan en de functionaliteiten die deze bieden. Het helpt om keuzes te maken voor een goedkoper alternatief, bijvoorbeeld een open source variant, een SaaS variant, of zelf aan de slag te gaan met low code oplossingen. Een applicatie rationalisatie programma kan helpen om keuzes te maken en positieve business cases te benoemen.