Architectuurraamwerken zoals NORA, DYA, TOGAF kennen veelal vier architectuurlagen om veranderingen te beschrijven. Dit zijn: business, informatie, applicatie en techniek (veelal voegen we daar nog pijlers voor informatiebeveiliging en beheer aan toe). In deze blog pleit ik ervoor om de menselijke én ethische kant van de verandering integraal onderdeel te maken van de architectuur. Apart in een nieuwe laag: ‘Mens & Ethiek’.
In mijn praktijk kom ik regelmatig diverse vragen tegen waarin, als je verder denkt, ethische en menselijke kwesties centraal staan. Denk bijvoorbeeld eens aan vragen als:
- Hoever kan ik gaan in profiling in het kader van toezicht en smart policing?
- Wat is de impact op de gebruiker als ik een duimpje omlaag icoon introduceer op de portal?
- Hoe ga ik om met het gebruik van algoritmes in de rechtspraak bij bepaling van de strafmaat?
- Verkoop ik meer online als ik ‘achteraf betalen’ mogelijk maak?
- Hoe kan ik gebruik maken van domotica (camera’s, sensoren) voor monitoring van patiënten. En wat doe ik dan met de historische data?
Elke vraag en bijbehorende oplossing vraagt natuurlijk om zijn eigen afwegingen.
De bestaande architectuurraamwerken voldoen niet meer
In de bestaande vier architectuurlagen vinden we een inhoudelijke beschrijving van de verandering voor het vernieuwingstraject terug. Dit betekent dat de architect de processen beschrijft. Tevens beschrijft hij welke informatie en systemen de gebruikers binnen het proces gebruiken en de technische voorzieningen die benodigd zijn. Binnen deze vier lagen zijn we tot op heden niet gewend om de menselijke houding ten aanzien van processen, informatie en systemen te beschrijven, laat staan dat we stilstaan bij mogelijke ethische dilemma’s.
Zonder aandacht voor de menselijke en ethische aspecten van een oplossing of een verandering lopen organisaties en bestuurders steeds meer risico’s op maatschappelijke onvrede. Door verkeerde inzet en gebruik door gebruikers of een haperende dienstverlening komt de organisatie al snel negatief in het nieuws. Immers de toenemende aandacht voor maatschappelijke verantwoordelijkheid die ontstaat door technologie is groot. Denk maar eens aan camera’s op de toilet van een discotheek, profiling door systemen van de politie… de kranten kopten chocoladeletters.
Een vijfde laag biedt soelaas
Daarom pleit ik voor de ontwikkeling van een vijfde architectuurlaag, waarin we de thema’s mens en ethiek gezamenlijk beschrijven. Door deze vijfde laag aan de architectuurraamwerken toe te voegen geven we gebruikers van het raamwerk een reminder om deze onderwerpen óók ter sprake te brengen. Het faciliteert de discussie over de verhouding tussen de systeemwereld en de leefwereld. Een verandering gaat immers niet alleen om de aanpassing van de systeemwereld van regels, processen, informatie en systemen, maar ook om de leefwereld van de gebruikers. In de nieuwe leefwereld passen architecten immers processen aan die door mensen worden uitgevoerd en moeten gebruikers leren omgaan met de nieuwe systemen.
Een optie is uiteraard om de aspecten rondom mens & ethiek in (architectuur)principes te verwoorden. Bijvoorbeeld als business principe: “Wij zetten IT in om de kwaliteit te verhogen, niet om mensen overbodig te maken”. Maar deze aanpak biedt een tekortkoming. Immers, we leiden architectuurprincipes af van de organisatiestrategie óf uit de beschrijvingen van de architectuurlagen. Als beiden geen aandacht hebben voor de menselijke en ethische aspecten komen deze onderwerpen dus ook niet in de architectuurprincipes terecht.
Mens: Kennis, houding en gedrag
Veranderingen betekenen voor gebruikers niet alleen aanpassingen op vakinhoudelijke aspecten zoals andere wet- en regelgeving, processen en systemen maar ook op soft-skills zoals kennis en vaardigheden om met de nieuwe systemen om te gaan. Maar om de gebruiker deze verandering door te laten maken moet de gebruiker de overtuiging hebben dat de verandering goed is of een voordeel oplevert. Dit doe je door aandacht te besteden aan communicatie: waarom is de nieuwe functionaliteit of het nieuwe systeem nodig, welk probleem lost het op en wat heeft de gebruiker daaraan. Kortom, het belang van de verandering uitleggen is cruciaal voor de acceptatie van deze verandering. Daarnaast moet de gebruiker maximaal gefaciliteerd worden om de verandering ook echt te kunnen realiseren, denk aan een duidelijk uitleg, werkinstructies e.d. Maar denk ook aan de rol van het management. Zij moeten voorbeeldgedrag laten zien en medewerkers motiveren en aanspreken op het wenselijke en onwenselijke gedrag.
Bovenstaande voorbeelden zijn allemaal aspecten die in de architectuurlaag Mens & Ethiek tot uiting moeten komen. Door een beschrijving te maken van de benodigde kennis van het proces en de bijbehorende applicaties is het bijvoorbeeld mogelijk een voorstel te maken voor het trainen en begeleiden van mensen richting de nieuwe werkwijze.
Ethiek: Ethische afwegingen
Het onderdeel ethiek van de architectuurlaag Mens & Ethiek beschrijft de ethische aspecten van de verandering die door het project of programma tot stand komen. Door vroegtijdig ethische dilemma’s in kaart te brengen, zijn architecten in staat beslissers te ondersteunen bij de geschiktheidsbeoordeling van (mogelijke) oplossingen.
Maar wat betekent ethiek nu eigenlijk? Ethiek is het duidelijk en concreet beschrijven en vastleggen van de morele principes voor het menselijk handelen, zoals we die binnen de organisatie gebruiken. Hierbij is het belangrijk om standpunten van de organisatie vast te leggen die aan de basis liggen van de verandering. Het beschrijven van deze standpunten zorgt ervoor dat ze inzichtelijk zijn en dat de organisatie bij de realisatie van de verandering de standpunten eerbiedigt, verdedigd, bediscussieert of aanpast.
In veel veranderingen die we tegenwoordig inzetten vinden we ethische aspecten. Het is dus van belang om als architect de morele principes van een organisatie helder te hebben voordat je aan de slag gaat met het uitwerken van de architectuur.
Conclusie
Door de maatschappelijke verantwoordelijkheid van veel organisaties is het belangrijk om als architect vroegtijdig over de menselijke en ethische aspecten van de verandering na te denken. We moeten niet langer alleen feitelijke beschrijven van de aanpassingen in het proces, de informatie, de applicaties en technische inrichting maken binnen de architectuur, maar we moeten óók een analyse maken van de menselijke en ethische veranderingen die de nieuwe oplossing met zich meebrengt. Denk hierbij aan aspecten zoals kennis, houding en het gedrag van medewerkers ten aanzien van de oplossing. Ook op ethische vragen zoals: op welk moment adviseren we de gebruiker de oplossing wel te gebruiken en wanneer niet, moeten we een antwoord binnen de architectuur formuleren. Een beschrijving van de architectuur in de vijfde architectuurlaag Mens & Ethiek geeft inzicht in aanvullende eisen voor de nieuwe oplossing, maar geeft ook inzicht in de benodigde trainingen en begeleiding van gebruikers in hun nieuwe systeem- en leefwereld. En daarmee helpen architecten de gebruikers écht verder!