Ik kreeg laatst een vraag over kostenbesparingen op IT. De vraag was eigenlijk wat ik daarvan vond en hoe ik dat zou doen. Nog voordat ik kon beginnen met het vertellen van een verhaal kreeg ik wel een randvoorwaarde mee: het IT budget moet omlaag, dus geen ‘vlucht naar voren’ met hogere IT kosten en mogelijke baten in de business. Laatstgenoemde gaat over besparen mét IT, en niet zozeer over besparen óp IT. Deze randvoorwaarde gaf mij wel meteen het gevoel met mijn armen op mijn rug in handboeien een gevecht met Badr Hari te moeten aangaan. Toch zie ik wel kansen.
IT kosten onderscheid ik in vieren: ‘run’, beheer, vernieuwing en innovatie. Niet academisch onderzocht maar als referentie wel nuttig: run zijn de kosten die je maakt om de netwerk, datacenter, applicaties en clients in de lucht te houden, beheer zijn de kosten die je maakt voor gebruikersondersteuning en wat adaptief beheer, vernieuwing gaat om kosten van vervanging van applicaties en technische componenten en innovatie gaat om kosten voor wezenlijk nieuwe technologie en functionaliteit. Niet zelden is de verdeling 80/20, dat wil zeggen 80 procent van het jaarlijks budget gaat op aan run en beheer en maar 20 procent wordt besteed aan vernieuwing en innovatie.
Run en beheer zijn lastig te beïnvloeden, het zijn operationele kosten (OPEX) en een groot gedeelte daarvan ligt vast in mensen, licenties, dienstverleningsovereenkomsten, ruimte, afschrijvingen etc. Ook de gang naar de cloud brengt financieel niet veel verlichting (de meningen hierover zijn verdeeld maar vaak gaat het om een verplaatsing van investeringskosten (CAPEX) naar OPEX). Zeker nuttig maar is door veel organisaties al gemaakt. De beïnvloedbaarheid van kosten van cloudleveranciers is daarnaast veelal laag door de meerjarige contracten. De momenten dat de contracten opengaan is wel het moment om opnieuw de markt van dienstverleners onder de loep te nemen en na te gaan of er goedkopere oplossingen denkbaar zijn. Ook door kritisch te zijn op het aantal licenties dat nodig is en ‘best of breed’ te verruilen voor ‘best of suite’ kan aanknopingspunten geven voor kostenverlaging. Dat brengt me dan op het volgend domein van kosten.
Vernieuwing. Daar zit zeker een kans. Het verlaten van ‘legacy’, oplossingen waar de medewerkers van een organisatie vaak mee vergroeid zijn, is lastig en roept vaak een berg weerstand op. Toch is het belangrijk om te doen: ‘off the shelf’ oplossingen, configureerbaar voor maatwerk – zonder ingewikkeld en duur programmeerwerk -, uit de cloud en met een brede klantenbasis (dat is net als bij de groenteboer, als er veel klanten zijn gaan de kosten omlaag en blijft de waar vers) biedt vaak een prima oplossing. De kosten gaan natuurlijk voor de baten maar in dit geval is het oogsten wel dichtbij.
Bij echte innovatie vind ik het toch wel lastig worden. Zoals bij de inzet van artificial intelligente (AI) gebaseerde oplossingen. Die zijn bovendien vaak gericht op de business en het behalen van baten. Jezelf de crisis uit innoveren klinkt mooi, maar is lastig en risicovol. Om nog even terug te komen om mijn gevecht met Badr Hari, is dat nou echt het moment om een nieuwe side-kick-karate-kid-kraanvogeltrap-hoog-in-de-lucht voor de eerste keer uit te proberen? Waarschijnlijk niet! ‘Als je geschoren wordt moet je immers stilzitten’, en onder het huidige economische klimaat worden de IT organisaties zeker geschoren.
En toch, voor de IT organisatie mogelijk wat dichter bij huis: AI kan prima helpen bij de inzet voor diagnose en voorspelling. Een innovatieve dienstverlener kan met AI waarschijnlijk betere én goedkopere dienstverlening bieden. Vernieuwing en innovatie gaan dus in het eigen IT domein prima samen!
Eerlijk is eerlijk, helemaal ongeschonden kom ik niet uit het kostenreductiegevecht. Maar ik zie wel kansen. Door nuchter te blijven en te rationaliseren, bijvoorbeeld op licenties. Door me niet gek te laten maken en in te zetten op de cloud, ‘best of breed’ en ‘off the shelf’. En door in zee te gaan met een innovatieve partner die intelligente technologie inzet voor kwalitatief excellente diensten tegen een lage prijs. Een mooie mix van besparingen en kansen langs alle vier de genoemde assen.
Ook op zoek naar een passende manier om kosten te besparen? Op 27 januari organiseert VKA het CIO-seminar ‘Strategisch kostenmanagement’. Meer informatie en inschrijven, via deze link.