“Het is nu tijd dat de Rijksoverheid gaat leren van haar fouten, Daarbij zal ook de Tweede Kamer haar controlerende rol op ICT-gebied meer moeten waarmaken.” (rapport “Grip op ICT” van de ‘commissie Elias’).
De eerste BIT-adviezen zijn inmiddels verschenen, worden ‘gewaardeerd’ en in de meeste gevallen ‘overgenomen’. Maar wat betekent dit ‘overnemen’ dan concreet? Wat wordt er dan vanaf nu anders gedaan? En welke resultaten mogen we verwachten als deze maatregel wordt genomen?
Om meer dan één reden is het interessant de Kamerbehandeling te beschouwen van de adviezen die inmiddels door het BIT zijn uitgebracht. Natuurlijk omdat dit inzicht geeft in de geconstateerde succes- en faalfactoren van programma’s en projecten. Maar de commissie Elias heeft tevens geconcludeerd dat het in de Tweede Kamer ontbreekt aan expertise voor een goede beoordeling van de risico’s in de uitvoering van complexe ICT-projecten. En als medewetgever staat de Kamer immers aan de basis van veel verandertrajecten; terwijl zij vanuit haar controlerende taak toezicht houdt op het opdrachtgeverschap bij de uitvoering.
De Kamer laat het niet zomaar passeren
Conform de afgesproken procedure worden BIT-adviezen na een periode van hoor- en wederhoor gepubliceerd en aan de Kamer toegezonden. Inmiddels blijkt ook dat de Kamer werk maakt van de adviesrapportages die zij krijgt aangeboden. En in het enkele geval dat een vakcommissie het BIT-advies niet inhoudelijk behandelt, bijt een individueel Kamerlid zich hierin vast. De Kamer wacht overigens niet lijdzaam af tot zij iets toegestuurd krijgt. In enkele gevallen is aangedrongen op toezending van het advies, of juist aangestuurd op uitvoering van een toets.
Natuurlijk komt het voor dat de behandeling van een BIT-advies aanleiding op zich vormt om nut en noodzaak van de getoetste verandering ter discussie te stellen. Het is immers de controlerende rol van de volksvertegenwoordiging om die vragen te stellen, en daarna de rol van de bewindspersoon om nog eens uitgebreid uit te leggen waarom deze exercitie nodig is.
Maar een inhoudelijke analyse van de behandeling van de uitgebrachte adviezen laat daarnaast zien dat de Kamer vooral alert is op datgene wat mogelijk schuilgaat achter de conclusies en aanbevelingen van het BIT, en de reactie van de bewindspersoon. Niet alleen stelt de Kamer met regelmaat de vraag hoe de conclusies en adviezen vanuit het BIT tot stand zijn gekomen; in vrijwel alle gevallen neemt men niet zomaar genoegen met het eenvoudigweg ‘waarderen en overnemen’ van de adviezen door de bewindspersoon.
De BIT-adviezen zijn bekend, en nu?
Want wat betekent dit ‘overnemen’ dan concreet? Wat wordt er dan vanaf nu anders gedaan? Welke resultaten mogen we verwachten als deze maatregel wordt genomen? En wat betekent dit dan voor de planning en de financiering van het programma? Worden de doelstellingen nu wel- of niet gehaald of bijgesteld?
Deze vragen dienen dus een keer beantwoord te worden, bij de eerste reactie op het advies of gedurende de behandeling die volgt. Soms volgt vanuit deze discussie nog een vervolgtoets. En inmiddels wordt ook al duidelijk dat de BIT-adviezen een blijvende bron vormen waar gedurende de looptijd van programma’s, stelselwijzigingen en beleidsveranderingen op terug kan worden gegrepen. Alle reden dus om – van begin tot eind – zorgvuldig met een BIT-toets om te gaan.
Conclusie
Het is nog te vroeg om te bepalen of al deze aandacht daadwerkelijk zal leiden tot grotere slaagkans of betere projectbeheersing. Maar inmiddels is wel duidelijk dat – meer dan met het delen van stuurinformatie op dashboards – invulling wordt gegeven aan de gewenste transparantie en het georganiseerde tegengeluid, zoals door de commissie Elias is verwoord in BIT-regel nummer 9:
“Toon aan hoe er van het begin tot het einde van een project voor gezorgd wordt dat kritiek en tegengeluiden mogelijk zijn en ter harte genomen worden. Openheid en transparantie zijn hierbij het uitgangspunt.”
Heeft dit gevolgen voor mijn programma of project?
Het antwoord op deze vraag is wat mij betreft even kort als duidelijk: Ja.
De conclusies en adviezen van het Bureau ICT Toetsing worden standaard openbaar gemaakt én aan de Tweede Kamer aangeboden. Deze transparantie heeft – in tegenstelling tot meer intern gerichte review-varianten, zoals een Gatewayreview – een directe weerslag op zowel de procesmatige als inhoudelijke invulling van programma’s en projecten.
Dit blijkt uit de ervaringen van organisaties die inmiddels een toetsing hebben ondergaan. Een BIT-toets hoeft voor opdrachtgevers, programmamanagers, en opdrachtnemers geen bedreiging te vormen, maar eerder een kans. En het mooie is dat de succesfactoren om deze kans te benutten al vanaf de initiatiefase kunnen worden ingebouwd.
Meer weten? Download de publicatie “Ervaringen met BIT”.