Als adviseur heb ik het privilege gehad om samen te werken met diverse CIO’s in verschillende publieke organisaties, waaronder het UWV, CAK en enkele ministeries. Mijn ervaring in het CIO-wereldje heeft me een uniek inzicht gegeven in de complexe uitdagingen waarmee CIO’s vandaag de dag worden geconfronteerd.
In een aankomende 5-delige blogserie wil ik jullie meenemen in de “natuurlijke habitat” van de CIO. Mijn doel hiermee is om een aantal cruciale uitdagingen waarmee CIO’s worden geconfronteerd bloot te leggen. In de blogreeks wil ik enkele van die uitdagingen uitdiepen. In deze eerste blog gaan we het hebben over “legacy”.
De erfenis van het verleden
CIO’s en IT-directeuren, als hoeders van de digitale strategie en IT-uitvoering van organisaties, worden vaak geconfronteerd met een aanzienlijke erfenis uit het verleden – de zogenaamde “legacy systemen.” Deze systemen, ooit de kroonjuwelen van de technologie, zijn nu een struikelblok geworden. Het moderniseren van oude systemen blijkt een aanzienlijke uitdaging te zijn, hoofdzakelijk vanwege verouderde technologieën, complexe codering en ondoorgrondelijke databases. Vaak staan CIO’s daarom terughoudend tegen het vervangen van deze systemen. Ze zijn bezorgd over de complexiteit van dit proces en de onzekerheden die het met zich meebrengt.
De uitdagingen van legacy systemen
De uitdagingen die de IT-organisatie ervaart bij het beheren van legacy systemen zijn divers en veeleisend:
- Continuïteitsrisico’s: Veel leveranciers stoppen met het onderhouden en ondersteunen van oudere software en hardware, waardoor organisaties zich in een kwetsbare positie bevinden zonder toegang tot essentiële updates en patches. Ook wordt kennis en kunde op dit vlak steeds schaarser.
- Beveiligingsrisico’s: Omdat verouderde systemen niet meer worden bijgewerkt, zijn ze vatbaar voor beveiligingslekken en inbreuken, wat aanzienlijke bedreigingen voor de organisatie kan opleveren.
- Inefficiëntie: De technologie is dermate ontwikkeld, dat gebruikers legacy systemen vaak traag en inflexibel vinden. De mogelijkheid om snel te reageren op veranderende behoeften is beperkt. Bedrijfsprocessen kunnen immers beter ondersteund worden door andere technologieën.
- Hoge onderhoudskosten: Een groot deel van het IT-budget wordt opgeslokt door de kosten voor het operationeel houden en beheren van deze verouderde systemen, wat ten koste gaat van investeringen in innovatie. Sommige analisten spreken zelfs van ongeveer 80% van het IT-budget.[1]
Lessons learned
Het vervangen van legacy systemen met nieuwe(re) technologie is dus een complexe taak, maar het is een noodzakelijke stap om de organisatie wendbaarder te maken en te voldoen aan de eisen van de moderne wereld. Wie rond surft op het internet, vindt talloze op technologie gebaseerde oplossingen die bijvoorbeeld middleware, API’s en complexe integraties benadrukken. In deze blog richt ik mij vooral op de ‘zachte’ kant; het proces en de mens.
- Geen big bang, maar small steps
Een strategie voor het geleidelijk vernieuwen van legacy systemen houdt in dat je de meest kritieke systemen (of functionaliteiten) selecteert, een diepgaande evaluatie uitvoert, een roadmap opstelt en vervolgens stapsgewijs moderniseert, terwijl je zorgt voor monitoring en feedback om de voortgang te optimaliseren. Deze aanpak minimaliseert risico’s en verstoringen, waardoor je in kleine, beheersbare stappen kunt profiteren van modernisering, zelfs met beperkte middelen.
- Inzicht en vereenvoudiging van het landschap
Een van de eerste stappen om te komen tot een vernieuwd landschap is om een gedegen begrip te hebben van de huidige IT-architectuur van het landschap. Dit omvat het in kaart brengen van alle bestaande systemen en het identificeren van overlappende functionaliteiten. Door dit te doen, kun je onnodige complexiteit verminderen en dubbel werk voorkomen. Dit vereenvoudigt niet alleen het onderhoud, maar zorgt er ook voor dat toekomstige modernisering en integratie soepeler verlopen. Zonder inzicht en vereenvoudiging van het landschap, wordt het een lastige opgave om je legacy goed uit te faseren.
- Investeren in mensen
Ik schat in dat het legacy probleem de komende 10 jaar nog niet volledig opgelost is. Het is daarom van belang dat organisaties zorgen voor de benodigde competenties en capaciteiten binnen hun IT-organisaties voor zowel legacy als moderne systemen, gezien de schaarste aan expertise in legacy-technologieën zoals Cobol. Ik heb opgemerkt dat veel van deze ervaren krachten met kennis op dit vlak met pensioen zijn of op korte termijn gaan. Organisaties moeten daarom investeren in opleiding en ontwikkeling om de kennisoverdracht te verzekeren en de IT-organisatie voor te bereiden op de uitdagingen van zowel het verleden als de toekomst.
Slotgedachten
Legacy systemen zullen niet van de ene op de andere dag verdwijnen, maar met de juiste strategie en toewijding kunnen organisaties de last verminderen en zich voorbereiden op een meer flexibele en wendbare toekomst. Het is een reis die zowel technische expertise als investeringen in mensen vereist.
Last but not least, dit is niet alleen het probleem van de CIO, maar juist van de organisatie als geheel. De “business” is vaak systeemeigenaar en heeft een belangrijke stem in de besluitvorming hieromtrent. Ik heb als adviseur vaak IT-projecten zien falen door een gebrek aan betrokkenheid van belangrijke stakeholders.
Als CIO’s, – samen met de IT-uitvoering en de business – deze uitdaging met moed en vastberadenheid aangaan, zullen ze in staat zijn om de erfenis van het verleden om te zetten in een troef voor de toekomst.
In de komende blogs in deze serie zullen we dieper ingaan op andere uitdagingen waar CIO’s voor staan en hoe ze deze kunnen overwinnen. De volgende blog gaat over Cloudtechnologie en hoe CIO’s op dit vlak de juiste keuzes kunnen maken. Blijf op de hoogte voor meer inzichten in de wereld van de CIO.
Heeft u vragen of wilt u graag meer informatie, neem dan contact op met Solaiman Boubkari via solaiman.boubkari@vka.nl. We gaan graag met u in gesprek.