Het hybride werken is niet meer weg te denken in onze bedrijven en organisaties. Zoom, Hangouts, Google docs, Teams, Microsoft 365: zelfs onze kinderen raken eraan gewend in het onlineonderwijs. Het hybride werken als een verantwoorde en veilige mix van werken, thuis en op andere plekken, is een blijvertje.
Bij de implementatie van het hybride werken was vooral veel aandacht voor het trainen van vaardigheden na een uitleg waarom het nu toch echt niet anders kon. Met vallen en opstaan kreeg iedereen de basis onder de knie maar hoe nu verder? En beter? En waarom is er nog zoveel weerstand en blijven er nog zoveel mogelijkheden onbenut?
Over deze vragen organiseerden we vanuit VKA een ‘kennissessie’ met een aantal van onze klanten. Medewerkers van de gemeente Alphen a/d Rijn, Ons Tweede Huis, Geriant en VKA onderzochten met elkaar de sterktes en zwaktes van hun invoeringsstrategie.
Het onderstaande Verandermodel was daarbij behulpzaam. Een echte verandering van gedrag en werkwijze is succesvol als aan alle vier kwadranten aandacht is besteed.
Klik hier om de afbeeling te vergroten of bekijk de video waarin Nico het Verandermodel uitlegt
Zonder de overtuiging dat de verandering mij bij mijn werk gaat helpen zal ik niet in beweging komen. Als ik zie dat mijn managers maar ook mijn collega’s, mijn rolmodellen ermee aan de slag zijn en daar ook nog enthousiast over praten vallen er voor mij weer wat drempels weg. Als mijn organisatie de systemen en processen in orde heeft kan ik veilig gebruik maken van de nieuwe tools. Maar zonder vaardigheden die bij de nieuwe manier van werken horen ben ik een timmerman zonder gereedschap.
In onze kennissessie keken we per kwadrant waar de meeste aandacht voor was geweest bij de start met het hybride werken. De nadruk lag op de systemen en processen (bijvoorbeeld: MS-Teams werkend krijgen ook in een afgesloten ICT-omgeving) en op de vaardigheden (trainingen en uitlegfilmpjes). Veel minder aandacht was er voor de ‘overtuiging’ en de ‘rolmodellen’. Een keer uitleggen waarom de nieuwe manier van werken nodig is bleek onvoldoende. Aansluiten bij de waarden van de professionals in de organisatie werkt beter. En rolmodellen blijven nodig ook als iedereen over de eerste hobbels heen is. Wie heeft goede voorbeelden van effectief samenwerken in documenten? Wie heeft een oplossing voor de veelheid aan communicatiemogelijkheden (whatsapp, mail, posts, bellen, Yammer enz.)? De oogst van onze inventarisatie zie je hieronder.
Klik hier om de afbeelding te vergroten
Onze conclusies
– Blijf aandacht houden voor het ‘waarom’ van de verandering ook als dat al een paar keer is uitgelegd. Pas als de verandering een directe relatie heeft met onze werkprocessen en onze waarden wordt de volgende stap gezet.
– Blijf leidinggevenden maar ook collega’s inzetten als rolmodel voor de verandering.
– Werken aan vaardigheden wordt steeds meer maatwerk, bijvoorbeeld bij het gaan gebruiken van nieuwe functionaliteit in een volgende fase. Samen leren met collega’s is daarbij zeer effectief.
– En ‘het moet werken’: technische hobbels bijvoorbeeld bij het live gaan van nieuwe onderdelen zijn funest.
Met vaardigheden aanleren zijn we er dus niet. Was het maar zo eenvoudig. Een goede analyse van de eigen situatie bijvoorbeeld met behulp van het Verandermodel levert zomaar nieuwe inzichten om het hybride werken beter en leuker te maken.