Top 5 lessons learned

De aanbesteding is afgerond, de opdracht is gegund, het contract is ondertekend; dus we zijn klaar! Ik vind van niet. Een veel voorkomende situatie is dat een aanbesteding als een losstaand proces wordt gezien binnen een organisatie, maar mijns inziens is een aanbesteding onderdeel van een doorlopend proces. Daar waar een aanbesteding is afgerond voor een (nieuwe) dienst of product, is het van groot belang om juist niet zomaar een streep te zetten onder die aanbesteding. In mijn vorige blogs (deel 1 en deel 2) beschreef ik de lessons learned voorafgaand aan en tijdens het aanbestedingsproces. Onderstaand mijn top 5 lessons learned voor na afloop van een aanbesteding.

1. Borg continuïteit in het aanbestedingsproces ook in de toekomst

Een aanbesteding wordt soms als een losstaand proces gezien. Op vele manieren, zoals eerder aangegeven in mijn blogs, kan dat tot het verlies van kennis, geld en/of tijd leiden. Zoek daarom een manier waarop een aanbesteding een integraal onderdeel van een doorlopend proces kan worden. Een aanbesteding, de transitie en de uitvoering van een contract zijn geen afzonderlijke processen, maar juist onderdelen van een schakel. Door die schakels soepel met elkaar te verbinden kan tijd, geld en energie bespaard worden en bij elkaar zal dit de kwaliteit van het hele proces goed doen.

2. Evalueer

Plan een evaluatie in met alle betrokken partijen. Het kan effectief zijn de lessons learned met de (intern) betrokkenen van de aanbesteding te bespreken en vervolgstappen te plannen, maar ook om te evalueren met de inschrijvers. Borg deze kennis in de organisatie en stuur erop dat deze kennis bij (eventuele) volgende aanbestedingen wordt toegepast.

3. Effectueer je afspraken

Tijdens een aanbesteding heb je allerlei eisen gesteld aan de samenwerking met een (nieuwe) leverancier. Na gunning is het van belang deze afspraken ook te effectueren. Denk hierbij aan:

• Het opzetten van een overlegstructuur
• Rapportages inrichten (inclusief een follow up)
• Documentatie definitief maken, zoals de SLA, DAP, DFA
• Inrichten beslislijnen (centraal/decentraal)

4. Overdracht kennis

Als het goed is, heb je alle stakeholders bij de uitvoering van een contract betrokken in het hele aanbestedingsproces. Maar wellicht wordt er bij de buren straks ook een aanbesteding gestart. Zorg ervoor dat al jouw opgedane kennis en ervaring niet verloren gaan, maar deel deze expliciet. Maak transparant wat er goed ging en minder ging in jouw situatie; wellicht kan dit een ander een eind op weg helpen. Durf te leren van de fouten die je hebt gemaakt en zorg er dus ook voor dat een ander die fouten niet opnieuw hoeft te maken.

5. Pas je demandkalender aan

Een aanbesteding maakt onderdeel uit van de demandkalender van een organisatie. In die demandkalender staan alle komende activiteiten rond contracten en aanbestedingen gepland. Update deze zodra een nieuw contract is gegund, zodat je niet voor verrassingen komt te staan in de toekomst.