Veel organisaties worstelen ermee: Europees Aanbesteden. Een ingewikkeld traject dat tijd en energie in beslag neemt en waarbij je vaak achteraf precies weet wat je de volgende keer beter zou kunnen doen. In mijn ervaring worden deze lessons learned vaak niet meegenomen naar een volgend traject. In mijn komende drie blogs zal ik een korte opsomming geven van de meest voorkomende lessons learned, om organisaties handvatten te geven beter voorbereid een Europese Aanbesteding in te gaan.
Deze eerste blog gaat over het proces voorafgaand aan de Europese Aanbesteding: de voorbereiding. Dit proces is wellicht het belangrijkste om een succesvol resultaat te kunnen leveren: een dienst of product met de gewenste kwaliteit, dat binnen het budget past en voldoet aan de verwachtingen van de organisatie. Een aanbesteding is namelijk niet alleen succesvol als er iets wordt aangeschaft dat niet te veel kost en qua functionaliteit voldoet, maar ook past binnen de strategie van een organisatie en werkt binnen de bestaande processen. Onderstaand de top 5 van lessons learned voor dit proces.
1. Een aanbestedingsstrategie ontbreekt
Als er binnen jouw organisatie nog geen aanbestedingsstrategie bestaat, stel deze dan op. Een aanbesteding van een (nieuwe) dienst of product kan van veel grotere waarde zijn voor een organisatie als die aansluit bij de doelstellingen, verwachtingen en de langetermijnvisie. Ga in deze strategie in op waarom je iets wel doet, maar zeker ook waarom je iets niet doet. Een strategie kan ook uiterst geschikt zijn om door de markt te laten toetsen.
2. Besteed aandacht aan verwachtingsmanagement
De verwachtingen over de uitkomst van een aanbesteding kunnen sterk uiteenlopen. Van tevoren moet voor alle stakeholders helder zijn:
- Waarom er aanbesteed wordt;
- Wat er aanbesteed wordt;
- Wie er verantwoordelijk is voor welk gedeelte van de aanbesteding;
- Hoe het proces van aanbesteding gaat verlopen;
- Hoeveel tijd de betrokkenen hieraan moeten besteden en met welk mandaat zij betrokken zijn in het proces.
3. Geen marktkennis
Voordat je een aanbestedingsproces start, is het van groot belang te weten wat de markt kan leveren. Ervaring leert dat als je de markt goed kent, je een scherpe(re) aanbesteding uit kunt zetten. Middels een marktverkenning (informeler) of marktconsultatie (formeler) kun je de markt gericht bevragen. Maar ook een deskresearch of navraag bij andere betrokken partijen kan al veel informatie opleveren. Let hierbij op dat je van tevoren al duidelijk hebt wat je precies van de markt wilt weten. En zorg dat je er voldoende tijd voor in ruimt.
4. Te laat begonnen
Neem ruim de tijd voor een aanbesteding. Ervaring leert dat voor een Europese Aanbesteding de voorbereiding maanden in beslag kan nemen. Houdt bij deze voorbereiding onderstaande vragen goed in de gaten:
- Wanneer loopt het contract af?
- Hoe lang is de doorlooptijd van het aanbestedingsproces?
- Zijn er vakantieperiodes waar rekening mee moet worden gehouden?
- Zijn alle betrokkenen op de hoogte van deze planning en hebben zij de noodzakelijke tijd hiervoor gereserveerd?
5. Onvoldoende aandacht voor stakeholdermanagement
Haak voorafgaand aan een aanbestedingsproces de belangrijkste stakeholders ruim op tijd aan. Een goede aanbesteding wordt gevoed met informatie vanuit alle betrokken disciplines of afdelingen (multidisciplinair team). Denk hierbij aan betrokkenen die met de aan te besteden dienst of het product moeten werken, die verantwoordelijk zijn voor de dienst of het product, die betrokken zijn bij het inkoopproces, die betrokken zijn bij het (be)sturen van het contract en/of afhankelijk zijn van de aan te besteden dienst of het product.