Heb jij jezelf ook verrast? Hoe heeft je werkgever thuiswerken ervaren in de intelligente lockdown periode? Interessant om bij stil te staan want thuiswerken is voorlopig de norm. Af en toe op kantoor werken, maar vooral thuiswerken dus. In deze blog thuiswerktips van Leontien en Lotte (LeLo). Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. Hoe? Door slim gebruik te maken van de beschikbare tools. In de rubriek LeLo staat elke blog een dilemma centraal van gedwongen thuiswerkers.
Beste LeLo,
Ik ben een dokter, door de coronacrisis moet ik ook veel thuiswerken. Ons wekelijks afdelingsoverleg doen wij nu via Teams; videobellen dus. Behalve advies van collega’s, is ons afdelingsoverleg, zeker nu, ook om je hart te luchten. In anderhalf uur met tien collega’s vergaderen is niet te doen, vanaf 10 plekken te zien via het beeldscherm. Meer timide mensen komen nauwelijks aan het woord, terwijl anderen juist (constant) het voortouw nemen. Ik merk dat er geen ruimte is om mijn hart te luchten. Eerder het tegenovergestelde, ik erger mij kapot tijdens onze vergaderingen. Na zo’n vergadering ben ik al mijn energie kwijt. Hopelijk hebben jullie tips, want anders raak ik nog gefrustreerder.
Een anonieme dokter
Beste anonieme dokter,
Zeker vervelend als je al je energie kwijtraakt door een afdelingsoverleg via Teams; videobellen. Het middel is erger dan de kwaal. Om een afdelingsoverleg digitaal effectief te maken, is het belangrijk om er energie van te krijgen. Voorwaarde ervan, is dat ieder die wil, zijn ‘ei ’kwijt kan. Met beeldbellen blijven non-verbale signalen onopgemerkt, de dynamiek is anders en gelden andere ‘regels’ voor een gestructureerd overleg. Zo te lezen houdt jouw afdeling hier geen rekening mee. Jullie overleggen met beeldbellen op dezelfde manier als regulier.
3 Vuistregels voor effectief videobellen
Wil je energie krijgen van je afdelingsoverleg, benut videobellen anders. Een aantal vuistregels als tips om van je afdelingsoverleg een energizer te maken in je werkweek. Laat je weten of het helpt?
Tip 1: Halveer het aantal deelnemers aan overleg
Met 10 personen afdelingsoverleg videobellen is veel, te veel. Wanneer je de tijdens het digitale overleg inhoud of meer persoonlijke onderwerpen wil gaan bespreken, hanteer dan de volgende vuistregel “reguliere aantal deelnemers/2”. Wanneer het belangrijk is dat iedereen aan het woord komt, splits de groep in tweeën. In jullie geval kom je dan uit op maximaal vijf collega’s. In Teams is het mogelijk om twee gelijktijdige beeldbelsessies te hebben. Na of voor het opsplitsen, heb je een ‘plenair’ gedeelte, dus met alle collega’s. Gebruik hiervoor tip 3.
Tip 2: Ga uit van 1,5 keer de normale duur van je overleg
In een uur je afdelingsoverleg vanuit 10 verschillende plekken houden is kort. Ga maar na, het schakelen van de ene naar de andere collega, dus van beeld wisselen; dat duurt langer dan in een vergaderruimte toch? En er gaat geen videobelsessie voorbij of iemand heeft verstoring; zoals slechter geluid of iemand die door het beeld loopt. Hanteer de volgende vuistregel voor je afdelingsoverleg “reguliere lengte * 1,5”. Dan heb je ook meer ruimte om tip 1 te realiseren.
Tip 3: Benoem een (video)voorzitter en een (chat)voorzitter
Non-verbale signalen kun je niet opmerken via videobellen; voor een blijvende goede verbinding is het raadzaam ieders videobeeld uit te zetten. Alleen degene die spreken zetten hun videobeeld aan. Ook zijn er soms technische zaken die direct opgelost moeten worden, maar als iedereen helpt lukt dat vaak juist niet. Uitkomst biedt de chatfunctie die beschikbaar is tijdens het videobellen. Handig om ook te gebruiken. Dat werkt verstorend zul je denken, want behalve video- ook een chatten is toch dubbel en leidt af. Toch helpt het, mits er 2 ‘voorzitters’ zijn in het afdelingsoverleg. Eén voorzitter die het videobellen voorzit en een voorzitter die de chatgesprekken voorzit. Want, niemand kan écht multitasken zegt wetenschappelijk onderzoek. Deze laatste persoon leest de chat goed mee, en zal soms het woord vragen naar aanleiding van een opmerking. Bijvoorbeeld een goede vraag of suggestie. Het is een goed alternatief voor non-verbale signalen en/of collega’s die minder snel het woord nemen.
Heeft u ook een dilemma of thuiswerktips? Stuur deze naar LeLo: Lotte Meindertsma
Lees hier de tweede en de derde en de vierde blog uit de blogreeks.