Heb jij jezelf ook verrast? Hoe heeft je werkgever thuiswerken ervaren in de intelligente lockdown periode? Interessant om bij stil te staan want hybride werken is (voorlopig) de norm. Af en toe en dag naar kantoor, maar vooral vanuit huis werken. In deze blog tips voor hybride werken. Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. Hoe? Door slim gebruik van beschikbare tools. In deze rubriek reageert Le of Lo op een dilemma van een gedwongen hybridewerker.
Beste LeLo,
Ook in onze organisatie hebben we verschillende digitale hulpmiddelen in gebruik genomen en ik merk dat veel hulpmiddelen op hun eigen manier acties bijhouden. Zo staan er acties in mijn digitale aantekeningen (OneNote), staan er acties en e-mails die ik een vlag geef in mijn mailprogramma (Outlook), staan acties op de Planner borden van Teams en op andere (digitale) plekken. Het lijkt efficiënt maar ik raak in verwarring! Ik weet niet meer waar ik wat heb opgeschreven én ik heb geen overzicht meer in welke taken bij mij liggen. Het resultaat is dat ik soms taken vergeet te doen en dat krijg ik ook van m’n collega’s te horen. Hebben jullie tips hoe ik hiermee om kan gaan?
Met vriendelijke groet,
De thuiswerker
Beste thuiswerker,
Wees gerust, je bent niet de enige die worstelt met deze problemen rondom de takenlijsten. We ervaren net als jij dat het enerzijds lastig is om in verschillende programma’s de taken apart bij te houden, anderzijds moet je zelf ook de discipline opbrengen om je takenlijst bij te houden en regelmatig te updaten.
Om je dag écht focus te geven adviseren we je te werken met ‘The Rule of 3’. Deze beschrijft Chris Bailey in zijn boek Hyperfocus. The Rule of 3 zegt dat je bij de start van elke dag drie intenties moet kiezen die je die dag realiseert. Hiermee ben je in staat om te prioriteren tussen de belangrijke en niet belangrijke onderwerpen die gedurende de dag voorbijkomen. Ook al zit je dag vol met meetings, je kan altijd een of meerdere intenties rondom deze meetings kiezen. Vergeet bij het vaststellen van de Rule of 3 repeterende taken niet. Ze zijn belangrijk om te prioriteren en zeker fijn af te vinken. Overigens bieden nieuwe tools de mogelijkheid om terugkerende taken aan te maken.
Om de intenties die je in de rule of 3 hebt opgeschreven te realiseren moet je vaak verschillende taken uitvoeren. Voor het efficiënt bijhouden van je taken hebben we drie tips.
Tip 1: kies een centrale takenlijst
Kies één methodiek en applicatie voor het vastleggen van je acties. Het klinkt zo eenvoudig om één centrale takenlijst te gebruiken, maar welke kies je dan? Outlook? Herinneringen op je iPhone? OneNote? Een persoonlijk Planner bord in Teams? Een aparte App uit één van de app stores? Allemaal goede suggesties. Maar kies in ieder geval een tool uit die je op verschillende platformen (Android, iOS, Windows etc.) kan synchroniseren om je taken altijd bij de hand te hebben. Zelf gebruiken we Microsoft To-Do. Microsoft integreert To-Do steeds meer binnen het Office365 platform, waardoor je nu To-Do kan koppelen aan de Planner borden van Teams en is To-Do volledig geïntegreerd in Outlook.
Tip 2: gun jezelf tijd na een meeting om je taken bij te werken
Helaas is nog niet alle door jouw gebruikte software te koppelen aan één centrale tool die je taken bijhoudt. Als je bijvoorbeeld notities tijdens een overleg digitaal bijhoudt komen die vaak niet in jouw takenlijst terecht. Als dit inderdaad het geval is neem dan na afloop van elke meeting even de tijd voor jezelf om je aantekeningen na te lopen en de taken uit je aantekeningen over te nemen in de door jouw gebruikte takenlijst.
Tip 3: vinken taken af
Om je takenlijst bij te houden moet je ook taken afvinken als je de actie hebt uitgevoerd. Zo behoud je niet alleen het overzicht, het geeft je ook (on)bewust een voldaan gevoel. Zeker als je na een dag terugkijkt op de afgeronde taken heb je sneller het gevoel dat je een productieve dag hebt gehad.
Wij hopen dat je hiermee verder kan en de controle over je acties terugkrijgt.
Heeft u ook een dilemma of thuiswerktips? Stuur ze naar LeLo: Lotte Meidertsma
Lees hier ook de eerste, tweede en de derde blog uit de blogreeks.