Zelfs een kleine gemeente kan zo goed zijn als een G4!
Op 10 januari 2021 viel het kabinet Rutte III op de Toeslagenaffaire, waarbij tienduizenden ouders ten onrechte als fraudeur werden aangemerkt en daardoor in grote problemen raakten. Dit maakte nog eens duidelijk dat datagebruik door de overheid niet alleen aan juridische en technische normen moet voldoen, maar dat ook ethische aspecten in de afweging moeten worden betrokken. Doe je dat niet, dan loop je het risico je doel volledig voorbij te schieten. En daarbij ook nog een grote hoeveelheid omstanders te raken.
In dezelfde periode als de Toeslagenaffaire speelde ook de rechtszaak rond SyRI, het algoritme dat gemeenten moest helpen bij het opsporen van bijstandsfraude en dat door de rechter werd verboden omdat het als discriminerend en stigmatiserend werd beoordeeld. Beide zaken, waarin de overheid een flinke tik op de vingers kreeg, werkten echter ook als eyeopener. De aandacht voor data ethiek groeide. Bij veel overheidsorganisaties, waaronder alle grote gemeentes, is verantwoord datagebruik nu het uitgangspunt.
Voor kleinere overheidsorganisaties, zoals gemeentes met minder dan 100.000 inwoners, is het moeilijker om hierin stappen te maken. Ook zij moeten, net als grotere gemeenten, systemen inrichten om zaken zoals bijstandsuitkeringen, jeugdzorg en gemeentelijke belastingen te regelen. Het verschil is echter dat deze kleinere gemeentes dit met veel minder middelen en capaciteit moeten doen. Hierdoor is het voor hen aanzienlijk lastiger om data ethiek een plek te geven in de organisatie. De beleidsinstrumenten die hiervoor nodig zijn, zijn vaak duur en arbeidsintensief om op te zetten.
Om te weten te komen hoe kleinere gemeenten met ethisch datagebruik omgaan, hebben we in de eerste helft van 2022 bij vijf van deze gemeentes verschillende medewerkers geïnterviewd die zich binnen hun organisatie met dit thema bezighielden. Een belangrijke bevinding uit dit onderzoek was dat data ethiek bij kleine gemeentes vooral een informeel onderdeel is van de bedrijfsvoering. Dit wil zeggen dat er een kleine groep enthousiaste medewerkers is die de kar trekt en initiatief neemt. De verantwoordelijkheid ervoor is echter nergens formeel belegd. Valt één van deze medewerkers weg, dan is de kans groot dat het gat dat deze achterlaat niet wordt ingevuld. En de aandacht in de organisatie weer verslapt. Dit heeft als gevolg dat de organisatie weer bijna vanaf nul kan beginnen.
Om data ethiek bij kleine gemeenten structureel een plek in de organisatie te geven, zal de stap moeten worden gemaakt van een informele harde kern naar een aanpak die formeel gedragen wordt. Vanwege de beperkte mogelijkheden om hiervoor tijd en geld vrij te maken, adviseren we om dit op te knippen in een aantal kleine stappen. Zo kan elk van de stappen met een relatief kleine investering worden uitgevoerd. Ook zal het succesvol doorlopen van elke stap de drempel voor de volgende minder hoog maken.
Is er binnen een organisatie een informele groep actief die het thema data ethiek al enige tijd trekt, dan is het raadzaam om dit momentum te benutten en het informeel bereikte niveau als springplank te gebruiken voor de eerste stap naar formalisering.
De overgang van een informele naar een formele inbedding van data ethiek zou er als volgt uit kunnen zien:
1: Bewustwording
Eerste stap is ervoor te zorgen dat de organisatie bekend raakt met het thema data ethiek. Over welk soort situaties gaat het? Waarom is het belangrijk om bij de toepassing van data ook ethische risico’s in beeld te hebben? En wat levert het uiteindelijk op? De basis kun je leggen met aanbieden van awareness trainingen of workshops voor bestuurders en medewerkers. Heb je al een concrete casus, dan is een goede dan is ook het uitdiepen hiervan aan de hand van de Aanpak Begeleidingsethiek van ECP.NL een goede start. Vervolgens is het de kunst om het gesprek levend te houden, bijvoorbeeld door er regelmatig aandacht aan te besteden in interne media en in teambesprekingen. Voor de herkenbaarheid kun je data ethiek het best bespreken aan de hand van cases uit de eigen organisatie. Richt je hierbij niet alleen in het herkennen van een dilemma’s, maar ook op het bespreken van mogelijke oplossingen. Welk handelingsperspectief heeft een als de situatie zich daadwerkelijk voordoet. En wat past het best bij de organisatie?
2: Verantwoordelijkheid beleggen
Tweede stap is data ethiek nadrukkelijk bij een specifieke functie te beleggen en hiervoor ook tijd vrij te maken. Bijvoorbeeld door het uitbreiden van het takenpakket van een bestaande functie (bijvoorbeeld de FG). Of beter nog: door het creëren een geheel nieuwe functie. Belangrijk is dat de verantwoordelijkheid ook op bestuursniveau goed wordt belegd en dat deze persoon zich er daadwerkelijk sterk voor maakt. Het uitgangspunt moet zijn dat alle relevante taken en verantwoordelijkheden zijn beschreven en in de organisatie bekend zijn. Om degene die de data ethiek gaat trekken geen valse start te geven, is het van belang dat deze van het begin af aan op de juiste manier wordt gepositioneerd. Namelijk niet als de persoon die de verantwoordelijkheid van de rest van de organisatie overneemt, maar als degene die anderen helpt om zelf verantwoordelijkheid te nemen. Het spreekt vanzelf dat ook degene die hier op bestuursniveau over gaat hier een belangrijke rol in speelt.
3: Implementatie in de bedrijfsvoering
Als medewerkers zich bewust zijn van de ethische aspecten bij het werken met data en de verantwoordelijkheid ervoor formeel in de organisatie belegd is, is de derde stap de vertaling van verantwoord datagebruik naar de dagelijkse praktijk. Hoe dit het best kan worden ingevuld, zal afhangen van de organisatie. Een voorbeeld is het inlassen van vaste ijkmomenten in dataprojecten, waarbij kritisch gekeken wordt naar de risico’s voor verschillende groepen belanghebbenden. Of de vertaling van organisatiewaarden naar concrete richtlijnen bij de ontwikkeling van nieuwe datatoepassingen. Aan de hand van best practices kan een handleiding worden opgesteld voor ambtenaren om data ethiek concreet te maken. De regie hierbij kan worden gevoerd door de rol die beschreven is in stap 2. Belangrijk hierbij is om bij het invullen van de stappen consequent alle stakeholders in de organisatie te betrekken, zodat niet alleen het plan, maar ook het succes ervan breed gedeeld wordt.
Gemeenten die van plan zijn om bewust en verantwoord datagebruik in de toekomst steviger in hun organisatie te gaan verankeren, kunnen bovenstaande stappen als leidraad gebruiken. Ook is er een Handreiking digitale ethiek van VNG beschikbaar, met daarin een groot aantal verwijzingen naar best practices, kaders en hulpmiddelen. Een andere interessante publicatie over de zorgvuldige ontwikkeling van datatoepassingen is Principes van de digitale samenleving, eveneens van VNG.
Heeft u behoefte aan ondersteuning bij de implementatie, of zoekt u een sparringpartner om uw ideeën eens mee te bespreken, dan helpen we u uiteraard graag. Hiervoor kunt u contact opnemen met Erik de Ruiter of Dorus-Jan ten Boom.