De maatschappij verandert steeds sneller, dat zien we allemaal om ons heen. Verandert uw organisatie snel genoeg mee? Is de technische basis voor deze verandering op orde? Is digitalisering de oplossing voor mijn medewerkers tekort? Keuzes maken is nodig, niet alles kan tegelijk, hoe zorg ik voor een succesvolle digitale transformatie? Grote langdurige transformaties in de publieke sector kennen een lage slagingskans of zijn niet altijd succesvol. Uit ervaring weten wij hoe de digitale transformatie voor uw organisatie wel kan slagen. In dit blog belichten Ed van Doorn en Joeri Olierook enkele bevindingen op basis van de adviezen van het AcICT de afgelopen jaren. Opmerkelijk genoeg is het afgelopen jaar de aandacht op het risicoaspect business cases verminderd en zijn het aantal bevindingen op goed opdrachtgeverschap gestegen. Hoe verklaren wij dit vanuit onze digitale transformatie praktijk?
Wat is een businesscase voor de digitale transformatie?
De Digitale Transformatie is natuurlijk een veelomvattende term. Wat ons betreft is Digitale Transformatie “een organisatieverandering waarbij informatie technologie, processen en bekwaamheden in samenhang zijn te besturen”. In onze advies- en realisatie praktijk begeleiden wij talloze publieke en niet publieke organisaties met hun Digitale Transformatie. Processen, menselijke vaardigheden, nieuwe bekwaamheden, nieuwe techniek en gedegen communicatie worden hierbij in samenhang bestuurd. Dit start veelal met een beeld van de kosten en baten, in de vorm van een businesscase. Een businesscase is niets meer of minder dan een maatschappelijke of zakelijke afweging van kosten en opbrengsten.
Een complete businesscase bevat echter meer dan de afweging van kosten en baten voor de organisatie. Een goede businesscase geeft tevens inzicht in:
1. een doel dat scherp gedefinieerd en voor iedereen helder is;
2. baten en kosten, zowel kwalitatief als financieel in beeld gebracht;
3. alle mogelijke scenario’s voor de verandering met voor- en nadelen, en een voorkeursscenario.
Zo helpt het de organisatie een gefundeerde beslissing te nemen over de veranderingen in de komende periode, én de wijze waarop. Om te zorgen dat de Digitale Transformatie slaagt is een duidelijke businesscase dus een belangrijk stuurmiddel voor het succes. Op basis van de kosten en baten kan de organisatie de voordelen en nadelen van de transformatie meten, volgen en periodiek bijstellen.
Opmerkelijke trends, wat is er aan de hand?
Het Adviescollege ICT (AcICT), voorheen BIT, toetst sinds de oprichting publieke projecten met een ICT-component groter dan 5 miljoen Euro. Uit onze VKA trend analyse blijkt dat dit jaar minder risico’s zijn gezien op het gebied van ‘Business case, baten en financiering’. Tegelijkertijd zien we juist een stijging bij het aspect “Opdrachtgever en projectorganisatie”. Vanuit VKA vinden wij dit opmerkelijk. Zie figuur 1.
Figuur 1: dalend aantal opmerkingen over de business case, stijgend over opdrachtgeverschap.
Deze dalende trend voor businesscases kan enerzijds worden verklaard uit het feit dat het belang van de business case mogelijk afneemt omdat beslissingen bij de overheid nu eenmaal al genomen zijn: het is “een moetje” zoals wetgeving of crisisbestrijding. Anderzijds kan het natuurlijk zo zijn dat businesscase denken in de publieke sector inmiddels dik in orde is. Natuurlijk is de werkelijheid genuanceerder.
Het belang van een zakelijke afweging of businesscase blijft. Dat politieke beslissingen niet gepaard gaan met gewenste en ongewenste consequenties is onzin, ook bij “moetjes”. Wij zien nog altijd dat het businesscase denken niet is verankerd in publieke zaak. We zien vooral vaak kostenplaatjes liggen, zonder een fatsoenlijk inzicht in het behalen van de gewenste doelen met behulp van batenmanagement. Dat het businesscase denken in orde is lijkt ons dus niet waar. Zeker als men crisis ervaart zal geld beschikbaar worden gesteld, zoals bij de pandemie bestrijding, woningtekorten en stikstofproblematiek. Alleen sturen op de kosten is dan nog altijd slechts het halve verhaal.
Het belang van goed opdrachtgeverschap en een adequate programmacommunicatie- en organisatie blijft hoog en is zelfs stijgende. Dit strookt ook met de situatie die wij ervaren. Dit omdat de maatschappij snel verandert en de technische complexiteit met te veranderende bekwaamheden toeneemt. In een samenwerkingseconomie staat niets op zichzelf en zal de mens ook verder ontwikkelen door nieuwe bekwaamheden te verwerven. Met snel veranderende technieken zoals data, AI, cloudmigraties, neemt de complexiteit toe, en de slagingskans af. Dat het aantal bevindingen toeneemt op dit aspect lijkt ons ons dus ook zeer logisch.
Hoe onze slaagkans te vergroten?
De doelmatigheid en haalbaarheid verhogen door de slaagkans te verbeteren. Maak altijd een businesscase met afgewogen kosten én baten, ook al is het moetje. We zijn daarom verrast dat het in de publieke sector minder aandacht lijkt te krijgen. Meet je verandering en stel kortcyclisch bij. Het is niet voor niets dat het AcICT in haar huidige kader het richtinggevende principe heeft opgenomen dat de business case periodiek moet worden herijkt, én idealiter wordt gebruikt bij besluitvorming gedurende het traject. In een snel veranderende maatschappij veranderen business cases ook steeds sneller. Een transformatie met een nieuw softwaresysteem voor het primaire proces kan door een maatschappelijke ontwikkeling of nieuwe technische mogelijkheid obsolete worden. Het maar doorgaan met argumenten “we hebben al zoveel geïnvesteerd” is nooit voldoende volgens de leer van escalation of commitment [voor meer info lees dit boek van Niels Groen].
Bestuur en herijk je businesscase daarom kortcyclisch. Van belang is daarbij ook dat men voortdurend de mogelijke scenario’s tegen elkaar afweegt. Elk veranderende activiteit die resultaat oplevert met behulp van een veranderende bekwaamheid leidt tot het halen van je doelen. Het zijn altijd afwegingen. Doelen kennen baten en disbaten of negatieve consequenties. Heb je die in beeld? Wat ben je bereid te laten ten gunste van het doel?
Daarom is het goed te merken dat AcICT, ondanks de dalende trend toch heeft besloten een kennispublicatie aan de Business Case te wijden [link]. Wat maar weer onderstreept wat voor belangrijk instrument dit is in de besturing van grote, complexe veranderingen!
De publicatie heeft als ondertitel ‘Bezint eer ge begint’. Onze oproep is gedurende het hele traject te blijven bezinnen! Dat is ook waar wij in onze praktijk van programmamanagement en communicatie en onze Onafhankelijk Kritisch Geweten projectreview [link] veel op wijzen.
Resumé
Het blijft verrassend dat het aantal opmerkingen over de businesscase daalt. Wij zien in de praktijk dat “Bezint eer ge begint” niet meer volstaat. Een business case is niet alleen een optelling van kosten, maar gaat vooral over het periodiek (kortcyclisch!) besturen van je te besturen baten en negatieve consequenties. In die zin snappen we wel weer dat het aantal opmerkingen over opdrachtgeverschap en projectorganisatie (bewaking scope en besturing) wel stijgend is.
Logisch toch?
Meer info e-mail ed.vandoorn@vka.nl en joeri.olierook@vka.nl