De afgelopen weken hebben veel organisaties hun pandemieplan uit de kast gehaald en nagedacht over het borgen van de gezondheid van hun medewerkers. Nu echter de verwachting is dat we voor een langere periode de negatieve effecten van het virus gaan ondervinden, is het tijd om niet alleen te kijken naar onze gezondheid maar ook naar bedrijfscontinuïteit. Dit is het moment om uw business impact analyse (BIA) en uw continuïteitsplannen erbij te pakken!
In deze blog wil ik het idee van een Corona BCM Dashboard introduceren, een management tool op basis van gegevens die u al in uw BIA verzameld heeft. En ik zeg het toch weer eens: een BIA is niet de BIV bepaling die u in het kader van uw informatiebeveiliging heeft gedaan! Dat is hoogstens het hele kleine topje van een hele grote ijsberg. Ik kom daar in rustiger tijden graag nog op terug.
Een goede BIA geeft inzicht in de gewenste prioriteit en continuïteit van de levering van uw producten en diensten en de processen die daar bij horen. Daarnaast zijn de belangrijkste afhankelijkheden van de beschikbaarheid van processen, mensen, gebouwen, IT systemen, overige productiemiddelen en leveranciers in kaart gebracht. Vragen die met een BIA beantwoord kunnen worden zijn bijvoorbeeld: wat zijn kritieke bedrijfsprocessen? Welke medewerkers kunnen we niet missen? Van welke leveranciers zijn we sterk afhankelijk? Welk systeem veroorzaakt bij langdurige uitval een crisis op zich? Wat is trouwens langdurig?
Een BIA is hiermee de kapstok voor de maatregelen die u moet nemen om de impact van verstoringen te beperken, maar een BIA kan ook de basis zijn van een management dashboard waarmee de u de gezondheid van uw bedrijfsprocessen op de voet kan volgen. De vragen die u zich eerder heeft gesteld kunnen namelijk omgewerkt worden tot KPI’s en early warning indicatoren (EWI). Uitgaande van een standaard BIA, ziet het Corona dashboard er als volgt uit.
Klik hier als de afbeelding niet goed te zien is.
Het is natuurlijk zaak om het verzamelen van de gegevens efficiënt te organiseren, maar veel gegevens zijn in de lijnorganisatie aanwezig. Maak ook gebruik van uw BCM organisatie of wijs tijdelijk taken toe. Vergeet niet contact te leggen met leveranciers, zodat het tijdig bekend is als zij problemen krijgen.
Met de inzet van tools als PowerBI, Excel en online enquêteformulieren kunt u snel een basis leggen en stapsgewijs uitbreidingen aanbrengen. Werk iteratief en houd daarbij oog voor de noodzaak van aanvullende KPI’s en EWI’s die een veranderende situatie verder kunnen duiden.
Niemand weet wat de komende weken gaan brengen, maar zorg in ieder geval dat u de feiten op een rij heeft en kan anticiperen. Het materiaal heeft u al in huis…