We zijn goed ontzorgd. Het beheer van de infrastructuur is uitbesteed. Er is geen eigenaarschap meer van infrastructuur, we gebruiken Infrastructure as a Service (IaaS) vanuit de cloud (Azure, AWS of Google) al dan niet aangevuld met IaaS van onze beheerpartij. Hierdoor is onze capaciteit flexibel en hebben we geen investeringen meer maar betalen we naar gebruik. Nooit meer te veel dus? Dat laatste is maar de vraag. Sterker nog, zonder gerichte besturing is dat meestal niet het geval.
IaaS is zeker niet altijd een goedkopere oplossing dan eigen infrastructuur. Flexibel zijn heeft een prijs. Om daadwerkelijk te besparen is er tijd en kennis nodig. Het vergt continue ontwerpkeuzes, monitoring en bijsturing om de kosten te beheersen en optimaliseren. En wie doet dat eigenlijk? Hoe is de taakverdeling met de beheerpartij? In dit blog gaan we in op een aantal belangrijke aspecten om in te regelen om grip op de IaaS kosten te houden in de beheerfase. Eerder schreven wij al over de grip op de kosten van de migratie, dat stuk vindt u hier.
Het aantal diensten dat we uit de cloud kunnen afnemen neemt continu toe. Ook binnen IaaS is het aantal opties sterk aan het toenemen. Niet alleen met diensten maar ook in variaties. En bijbehorende kosten. In welke regio plaatsen nemen we diensten af? Welke techniek? Hoe lang contracteren we? Capaciteit voor 3 jaar vastzetten is goedkoper dan 3 jaar maandelijks betalen. Zijn we goedkoper uit met 3 standaard typen virtuele servers (klein-midden-groot) of zijn we met maatwerk uiteindelijk toch goedkoper uit? Hoeveel goedkoper is het plaatsen van 2 taken op 1 grote server dan verdeeld over 2 kleine servers? De website wordt ’s nachts minder bezocht dan overdag maar hoe ver kunnen we ’s nachts afschalen? Optimalisatie potentieel genoeg maar hoe benutten we die?
Taakverdeling met de beheerpartij
Het eerste aspect dat van belang is, is de taakverdeling met de beheerpartij. Wie onderhandelt de korting met de IaaS leverancier? Wie stuurt er op welke aspecten van de kosten? Wie maakt een kostenontwerp (met opties), wie wordt er geconsulteerd en wie stelt het ontwerp vast? Een belangrijk aspect is niet alleen de initiële omgeving maar ook de verwachting van het gebruik de komende jaren. En wie bewaakt veranderingen in het IaaS portfolio, veranderingen van licenties en kosten? Een IaaS ontwerp vraagt periodieke validatie of deze nog de meest kosten efficiënte oplossing betreft. Waar ligt het capaciteitsmanagement, het monitoren van de optimale sizing en aanpassing op gebruik? Wie monitort de ontwikkel- en testomgevingen en of deze tijdig worden afgebouwd? Wie stelt regels op, bijvoorbeeld over het uitzetten en opruimen van omgevingen? Wie controleert facturen en wie valideert de noodzaak van omgevingen periodiek zelf of zet dit uit bij applicatie- en proceseigenaren? Wie rapporteert over kosten en wie ziet toe op efficiënt gebruik van resources. En spreekt medewerkers daar op aan. Wie bouwt scripts voor het automatisch uit (en aan?)zetten van infra? En voor grote omgevingen: wie stuurt er op kosteneffectief zonegebruik? Leg deze taakverdeling vast in contractuele afspraken en laat verantwoordelijken over de werkzaamheden rapporteren. En vergeet niet: de eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de eigenaar/opdrachtgever zelf. Die moet zelf de regie voeren.
Prikkels
Een tweede aspect dat snel over het hoofd wordt gezien zijn de prikkels. We hebben zojuist scherpe afspraken gemaakt over de taakverdeling. Onze beheerpartij heeft veel taken gekregen. Maar is het goed uitvoeren van de taak wel in zijn belang? Een belangrijk antwoord zit in het verrekenmodel. Gaat de rekening van Azure, AWS of Google direct naar de opdrachtgever of hanteert de beheerpartij een opslag en betekent een lagere IaaS rekening minder winst voor de beheerpartij? Wordt de beheerpartij afgerekend op efficiëntere inzet? Is overdimensioneren een logisch antwoord op onze druk op de beheerpartij over systeemperformance? Zorg voor een afsprakenset waarbij de beheerpartij profiteert van goede kostensturing op IaaS! En maak een gezamenlijke planning waarbij het helder is hoe en wanneer de bestaande kosten afnemen zodat er geen langdurige dubbele kosten zijn. Iets wat vaak wordt vergeten waardoor er achteraf teleurstellingen ontstaan over de behaalde besparingen.
Zorg dat iedereen die de prijs kan beïnvloeden zich daarvan bewust is
Een laatste aspect is het cultuuraspect: zorg dat iedereen die de prijs kan beïnvloeden zich daarvan bewust is en geholpen wordt om te besparen en aangesproken wordt op onnodige kosten. De ontwikkelaars die het makkelijk vinden om de testomgevingen ’s nachts aan te laten staan en die drie tijdelijke omgevingen wellicht nog eens nodig hebben. De infra beheerders die de aanvragen voor nieuwe omgevingen voor komende week vandaag maar vast uitvoeren want nu hebben ze tijd. De infra solution architect die geen tijd heeft om de verschillende (licentie) opties te vergelijken en dus maar de meest uitgebreide kiest. De applicatiebeheerder die geen tijd heeft om de logging te schonen en gigabytes aan data laat staan. En de medewerkers die niet meer actieve data maar niet overbrengen naar de archief (lowcost) datastores. Maak van het beheersen van kosten een sport. Publiceer de (besparingscijfers) en communiceer goede acties. Er is taart want we hebben bespaard!
Hulp nodig om de kosten van een cloudinfrastructuur beter in te schatten?
Zelf doen of uitbesteden is en blijft een actueel dilemma. VKA helpt organisaties als onafhankelijk adviseur om dit vraagstuk vanuit 360 graden perspectief te bekijken, zowel de kansen als de randvoorwaarden. We kijken naar uw specifieke situatie. Arco Janse houdt zich voornamelijk bezig met onafhankelijk onderzoek en helpt bedrijven met het uitwerken van sourcingstrategieën en het inrichten van besturing op ICT.