Via dit blog wil ik een vijftal aandachtspunten met je delen voor je BCM terugkeerplannen. Het beantwoorden van de vragen die bij deze aandachtspunten horen stelt je in staat om de start van een beleidskader te creëren voor een terugkeerplan binnen de randvoorwaarden van de anderhalvemetersamenleving.
We zijn in heel Europa al een heel aantal weken in lockdown en de kans dat we in één keer terug gaan naar de situatie voor COVID-19 lijkt nihil. Om in de woorden van Rutte te spreken: we zullen met elkaar moeten zoeken naar het nieuwe normaal, in de anderhalvemetersamenleving.
Vanuit een BCM perspectief kunnen we dus niet onze terugkeer- of recovery plannen uit de kast trekken om terug te gaan naar business as usual. We moeten de tussenstap van de anderhalvemetersamenleving inbouwen om te voorkomen dat we in een nieuwe pandemiepiek terecht komen.
Mij valt op dat we na 23 maart in staat waren om binnen hele korte tijd thuis te gaan werken en onze bedrijfsprocessen aan te passen aan de nieuwe situatie. Een korte gedachteoefening maakt echter al snel duidelijk dat een tussentijdse overgang naar de anderhalvemetersamenleving een heel stuk ingewikkelder wordt.
Bedenk eens hoe vaak je in januari binnen anderhalve meter van een onbekende persoon was: terwijl je naar het station liep kwam je veel scholieren en studenten tegen, in de trein zat je als sardientjes in een blik en in de lift op kantoor stond je schouder aan schouder. De lunchruimte was druk en in de vergaderzalen zat je vlak naast elkaar. Enzovoort. Het wordt dus een hele klus om ons gewoontes en werkprocessen aan de nieuwe regels aan te passen.
De anderhalvemetersamenleving zorgt dus voor een aantal unieke uitdaging in ten opzichte van de normale terugkeerplannen die we vanuit BCM kennen. Via dit blog wil ik in ieder geval een aantal vijftal aandachtspunten met je delen waar je in je terugkeerplannen rekening mee kunt houden.
Mijn eerste aandachtspunt is de logistiek in gebouwen. Hoeveel personen ga je toelaten, hoe reguleer je de instroom, hoe verdeel je ze over het gebouw, hoe ga je met bezoek om (welke eisen stel je aan bezoekers), wie mag er met de lift, hoe ga je lunch organiseren? Dit zijn maar een aantal vragen die je moet beantwoorden om een aangepaste ‘flow’ van mensen in je gebouw te organiseren.
Mijn tweede aandachtspunt betreft het herdefiniëren van je dienstverlening. Welke diensten hebben het meeste baat bij fysiek contact met de klant en welke diensten kan je nog heel goed op afstand blijven uitvoeren? Welke ‘Draaiknoppen’ heb je om spreiding van bezoekersaantallen en medewerkers te bewerkstelligen en te monitoren? Kan je bepaalde processen sneller digitaal transformeren? Kan data je helpen met het snel identificeren van digitaliseringskansen voor ‘high volume – low specialization’ processen?
Regel daarnaast voldoende beschermingsmiddelen en ondersteuning. Wie moet er op welke plek zijn handen kunnen wassen, Hebben medewerkers die regelmatig contact hebben met onbekenden de beschikking over goede mondkapjes en handschoen? Ga je schoonmakers opschalen om bepaalde ruimtes en oppervlakken vaker schoon te laten maken? Hoe ga je persoonlijke toetsenborden en muizen regelen? Wil je de combinatie van videoconferencing en fysiek vergaderen gaan ondersteunen?
Regel als vierde aandachtspunt een veilige werkomgeving voor buitendienst medewerkers. Hoe gaan zij tussen locaties heen en weer reizen? Welke ‘rules of engagement’ moeten zij hanteren voor klantenafspraken op hun klantkantoren, en welke regels voor cliënten die thuis worden bezocht? Wil je medewerkers corona testen aanbieden?
Analyseer als laatste aandachtspunt zorgvuldig alle HRM aspecten van de nieuwe situatie. Wat wordt in de nieuwe situatie ons ARBO beleid, inclusief thuiswerkbeleid? Hoe ga je de nieuwe omgangsvormen borgen? Hoe ga je om met corona risicogroepen zoals ouderen of mensen met een zwakkere gezondheid? Op welke wijze ga je mentale ondersteuning voor medewerkers regelen? Hoe wil je re-integratie gaan vormgeven in de nieuwe situatie? Willen we de inzet van Arbo artsen bij lopende verzuimdossier verhogen in verband met verminderde aandacht vanuit leidinggevenden? Welke aanpassingen zou je door willen voeren in het verlofbeleid ? Hoe ga je om met vacatures en inwerken?
Bovenstaande is slechts een greep van de vragen die je moet beantwoorden om goede kaders te stellen voor de invoering van de anderhalvemetersamenleving in jouw organisatie. Terwijl je hiermee bezig bent, kan je ons corona dashboard gebruiken (link) om te monitoren of de continuïteit van je kritieke processen voldoende is geborgd.
Momenteel zijn het drukke tijden voor medewerkers die zich bezig houden met bedrijfscontinuïteit. Wellicht was er al een bedrijfscontinuïteitsplan en bent u dit nu aan de praktijk aan het toetsen. Misschien had u geen plan, maar bent u het al doende aan het opstellen. We kunnen ons voorstellen dat er duizend-en-één vragen zijn en dat het antwoord niet altijd snel te vinden is. VKA is bereikbaar via bcm@vka.nl voor uw continuïteitsvragen. Heeft u een korte vraag en wilt u even sparren? Is de vraag complexer en heeft u behoefte aan ondersteuning?
Mail ons en wij nemen zo spoedig mogelijk contact op.