De coronacrisis treft iedereen. In mijn dagelijkse werkzaamheden begeleid ik partijen in Europese aanbestedingstrajecten voor IT. Bij de vraag hoe om te gaan met de coronacrisis bij een Europese aanbesteding zijn de reacties erg divers. In deze blog wil ik ingaan op de feiten en fabels hierover, om zowel een aanbestedende dienst als een inschrijver te helpen bij de vraag: “moeten we wachten tot alles weer normaal is”?
Verrassend genoeg blijkt uit de cijfers van PIANOo dat er relatief weinig schommelingen in het aanbestedingsgedrag te zien zijn. Dit houdt in dat er nog steeds een gemiddeld aantal aanbestedingen wordt uitgezet, gewijzigd, gegund en teruggetrokken. Vanuit mijn eigen ervaring merk ik echter wel dat de impact van de coronacrisis groot is. Die impact blijkt voornamelijk uit de termijnen van een aanbesteding en de bijeenkomsten (presentaties of informatiebijeenkomsten) die georganiseerd moeten worden.
Termijnen aanbestedingen
Vrijwel iedereen werkt nu op afstand. Dit heeft impact op onder andere de manier waarop overleg of afstemming plaatsvindt en op de snelheid van handelen. Ik zie regelmatig dat er wordt gevraagd de termijnen van een aanbesteding te verlengen, zoals een verlenging van de inschrijftermijn, termijnen om vragen te stellen of meer tijd voor de beoordeling van inschrijvingen. Feit is dat de aanbestedende dienst niet verplicht is een termijn te verlengen door deze crisis, maar dat een verlenging wel degelijk te overwegen is. Zowel voor de aanbestedende dienst als voor een inschrijver kan een verlenging ruimte geven om de gewenste kwaliteit te borgen in deze onzekere tijden. Die kwaliteit kan immers onder druk komen te staan als je niet voldoende tijd hebt om samen te komen, te overleggen of stukken te laten reviewen. Overweeg dus of je baat hebt bij een verlenging, of dit mogelijk is en vervolgens waarom dit nodig is.
Bijeenkomsten organiseren
Het proces van aanbesteden is, in tegenstelling tot vele andere processen, al grotendeels digitaal. De impact van de coronacrisis is dus vooral zichtbaar in die onderdelen die niet digitaal zijn, of via fysieke bijeenkomsten tot stand (moeten) komen. Gelukkig beschikken wij vrijwel allemaal over uitstekende digitale middelen om dit soort bijeenkomsten digitaal te faciliteren. In de aanbestedingsprocedures is hier ook gewoon formeel ruimte voor. Ik merk echter dat men het lastig vindt om ofwel de kennis over deze middelen goed in te zetten ofwel de toepassing ervan. Probeer dus bijeenkomsten wel degelijk digitaal te organiseren, maar laat je voorafgaand goed informeren over welk middel voor welk doeleinde wordt ingezet (en waarom). Niet elk middel is geschikt voor een ieder doel.
En dus?
Mijn advies zou dus niet zijn om “te wachten tot alles weer normaal is”. Ga door met alle lopende en start nieuwe trajecten, maar neem de tijd om te kijken hoe je in de “1.5 meter economie” het traject formeel juist en wellicht zelf efficiënter kunt laten verlopen.
Gebruik de tijd die je wellicht extra krijgt in een aanbestedingsprocedure goed (voor inschrijver én aanbesteder): kijk bijvoorbeeld naar alle lopende aanbestedingen en aflopende contracten gezamenlijk, en naar de lange termijnplanning hiervan. Creëer overzicht in je hele projectenportfolio waardoor je voor meer grip zorgt. Dit is de basis van onder andere onze expertise “Full Circle Aanbesteden”.
Bekijk ook hoe het inzetten van digitale middelen in de toekomst (als de corona-maatregelen niet meer van kracht zijn) je kan helpen in de verbetering van je aanbestedingsprocedure. Het inzetten van ICT kan helpen communicatie efficiënter, effectiever en gestructureerder te laten verlopen. In plaats van dit zien als een noodzakelijk kwaad, kun je ook investeren in blijvende/structurele verbeteringen van je proces.
Hoe dan?
Mijn VKA-collega’s en ik helpen u natuurlijk graag om te kijken hoe u zowel incidenteel een aanbestedingsprocedure door kunt laten gaan, als structureel verbeteringen in dit proces kunt aanbrengen. Voor meer informatie neem gerust contact op!