De afgelopen tijd heeft u met uw organisatie toegewerkt naar de speciaal omcirkelde datum van 25 mei. Dé datum waarop de AVG in werking is getreden. Misschien bent u nog voorbereid op een sprintje richting het einde van het jaar wanneer ook de e-privacy verordening in werking treedt. Ik wil graag een nieuwe belangrijke datum toevoegen, namelijk: 14 januari 2020. De datum waarop de ondersteuning voor Windows7 verloopt.
Op 14 januari 2020 verloopt de (verlengde) ondersteuning van zowel Windows 7 als Windows Server 2008 R2. Daarna zal op 13 oktober 2020 de ondersteuning van Office2010 verlopen. Stoppen van de ondersteuning betekent dat Microsoft geen nieuwe beveiligingsupdates uitbrengt voor deze versies en dat de beveiligingsrisico’s toenemen. Daarom moet u nú actie ondernemen. Een migratie van Windows7 naar Windows10 (en daaraan gekoppeld de Office-versie) is veel werk. Maar een werkplek-migratie biedt ook nieuwe kansen en uitdagingen, deze schetsen we hieronder.
Werkplekvisie
De overstap van Windows7 naar Windows10 is een mooi moment om uw visie op de toekomstige werkplek te herijken. De wensen van werknemers ten aanzien van de werkplek zijn immers de afgelopen jaren sterk veranderd. Ze maken privé gebruik van allerhande (populaire) apps die zij ook zakelijk willen gebruiken. Sterker nog, vaak al daadwerkelijk inzetten, buiten uw ICT-organisatie om. Daarnaast willen medewerkers, zeker de jongere generatie, flexibeler werken nu de maatschappij dit van ze vraagt.
Óók andere stakeholders verwachten een moderne werkplekvisie. Business partners, klanten etc. werken zelf steeds mobieler, met moderne software en verwachten dat uw medewerkers deze ook kunnen gebruiken. Daarnaast verwachten zij dat u CO2-neutraal werkt door bijvoorbeeld papierloos te werken en dat u altijd en overal bereikbaar bent.
Het opzetten van een werkplekvisie vergt een aantal stappen. De eerste is om na te denken hoe de medewerker van uw organisatie nu en in de toekomst werkt. Thema’s zoals flexwerken, meerdere apparaten en informatiebeveiliging zijn hierbij van belang. Vertaal vervolgens de opgestelde werkplekvisie naar persona’s. Hierin wordt beschreven welke apparaten, applicaties en rechten medewerkers nodig hebben in hun werkzaamheden.
Het combineren van de overstap van Windows7 naar Windows10 met een nieuwe werkplek, biedt voordelen. Door de inzet van nieuwe apparatuur is, met voldoende voorbereiding, de gebruiker maar weinig tijd kwijt. Het hele uitrolproces hoeft hierdoor per gebruiker slechts 15 minuten te duren.
Nieuwe functionaliteiten
In Windows10 wordt de Microsoft Store beschikbaar gesteld, hierbij heeft u de keus om publieke apps beschikbaar te maken of alleen ondersteunde bedrijfs-apps. Ook heeft Windows10 synchronisatiemogelijkheden voor opslag in de cloud (‘Onedrive’) standaard ingebouwd. Aandachtspunt is dat Microsoft Windows10 zo ontworpen heeft dat veel keuzes bij de gebruikers liggen.
Bovenstaande betekent dat u goed over nieuwe functionaliteiten moet nadenken en hier de organisatie in moet betrekken. Een keuze vanuit alleen de ICT-afdeling, stuit vaak op weerstand in de organisatie en leidt niet tot het gewenste resultaat.
Migratietraject
Een migratietraject naar Windows10 is niet eenvoudig. Eerst moet de nieuwe omgeving worden opgebouwd, gevolgd door het migreren van applicaties. Hier begint het lastig te worden. Met alle shadow-IT in de organisatie is het applicatielandschap van de organisatie niet altijd compleet inzichtelijk. Inzicht in het applicatielandschap is noodzakelijk om vast te stellen of applicaties Windows10-proof zijn.
Indien applicaties niet Windows10-proof zijn heeft u meerdere opties: vervangen van de applicatie door een nieuwe versie, migreren naar een SaaS-applicatie of apart zetten in een zogenaamde ‘container’. Deze opties zorgen ervoor dat de applicatie ontkoppeld wordt van de werkplek. Dit geeft niet alleen gemak bij het installeren van de Windows10 omgeving, maar biedt ook de mogelijkheid om te wisselen tussen zakelijke en privé apparaten door de medewerkers.
Gebruikers
Tijdens de technische realisatie is het belangrijk na te denken over de gebruikersadoptie. Communicatie, trainingen en ondersteuning zijn allemaal mogelijkheden die u kunt inzetten om uw medewerkers mee te nemen in het proces.
Sommige gebruikers zijn al -als consument- bekend met Windows 10, voor hen is de migratie eenvoudig. Anderen krijgen een steilere leercurve voor de kiezen. Het verlies van bestaande handigheidjes of terug krijgen van een veelvoud aan mogelijkheden zijn hier de oorzaak van. Het organiseren van gebruikerstrainingen en ‘on-site’ ondersteuning vlak na de migratie helpt de gebruikers bij het aanwennen aan het nieuwe platform.
Ook de uitrol valt onder de gebruikersadoptie. Dit is de eerste ervaring met Windows10 en uw gebruikers hier goed in ondersteunen helpen betaalt zich uiteindelijk terug. Tijdens dit gedeelte van het project doet de Coolblue-aanpak (uitgangspunten: snelle levering en de klant heeft altijd gelijk) het over het algemeen goed.
Lifecycle-management
Met de introductie van Windows10 heeft Microsoft de life-cycle van het product anders ingericht. Waar Windows7 tot 10 jaar na de release werd ondersteund, wordt een nieuwe major update in Windows10 (die 2x per jaar uitkomen) nog maximaal 18 maanden ondersteund. Een oudere versie ontvangt geen beveiligingsupdates meer, met alle toenemende beveiligingsrisico’s van dien. Kortom u wordt verplicht mee te gaan met deze nieuwe versies.
Deze snellere life-cycle heeft ook impact op uw beheerorganisatie. Hierbij speelt de vraag of de KA-omgeving dusdanig is ingericht dat er in korte cycli getest kan worden of de applicaties blijven werken op de nieuwe versie van Windows. Daarnaast is maar zeer de vraag of ‘oudere’ applicaties dit tempo bij kunnen benen. Om niet voor verrassingen komen te staan zult u het life-cycle management moeten uitbreiden naar uw applicatielandschap.
Conclusie
Zoals u ziet komt er nogal wat bij kijken bij de overgang van Windows7 naar Windows10. Het begint met fundamentele keuzes in strategie en ontwerp van de werkplek. Daarnaast moet het applicatielandschap tijdig onderzocht worden op eventuele problemen zodat die vroegtijdig aangepakt kunnen worden. U zult dus snel moeten starten met de voorbereidingen wanneer u nog met Windows7 werkt.
Meer weten over de digitale werkplek & werkplekvisie? Lees dan ook de informatie op onze pagina ‘Digitale Werkplek’.