Een BIT-toets, een vloek of een zegen?

Sinds de instelling van het Bureau ICT-toetsing (BIT) in 2015 komen alle programma’s en projecten van de overheid waarin ICT een belangrijke rol speelt en die een waarde van meer dan 5 miljoen euro hebben, in aanmerking voor een BIT-toets. Een BIT-toets is altijd waardevol, maar gezien de BIT-procedure en de omgeving wordt het beoordeelde project per definitie onderdeel van het politieke debat. De onzekerheid en de mogelijke gevolgen voor de besturing als gevolg van een BIT-toets worden daarom door veel organisaties en hun bestuurders als beknellend ervaren. De vraag dringt zich op: is een BIT-toets een vloek of een zegen?

Vanwaar een BIT-toets

De afgelopen jaren is gebleken dat de Rijksoverheid een deel van haar ICT-projecten niet op orde heeft waardoor onnodig belastinggeld wordt verspild. Dit heeft in de Tweede Kamer geleid tot de instelling van de ‘commissie Elias’. De tijdelijke instelling van een ICT-toets (BIT-toets) vormt een belangrijke component in een serie geadviseerde maatregelen van deze commissie. De toetsing moet ervoor zorgen dat de slagingskans van onderzochte projecten wordt vergroot, en dat projecten die überhaupt geen kans van slagen hebben tijdig worden stopgezet.

Een BIT-toets wordt uitgevoerd door ervaren auditors. Zij kijken naar de uitvoering van uw project en doen hierover verbetersuggesties. De toets biedt zodoende kansen om de toegevoegde waarde van deze toets te maximaliseren. U kunt als bestuurder daarmee de BIT-toets laten passen bij de doelstelling die u zelf nastreeft, bijvoorbeeld:

• Een kritische blik krijgen op de risico’s in de uitvoering van het project. Dit is de primaire doelstelling van een BIT toets.
• Het afleggen van verantwoording rondom gemaakte keuzes. In projecten moeten soms dappere keuzes worden gemaakt om tot resultaat te komen. Welke keuzes zijn gemaakt en op welke gronden?
• Het organiseren van de tegenkrachten van een project. In een BIT-toets kunnen de argumenten van de tegenstanders worden gekanaliseerd door ze te inventariseren en te wegen. Hiermee worden de tegenargumenten transparant, en kan daar gericht mee om worden gegaan.

VKA heeft als ervaring dat u kunt voorkomen te worden uitgespeeld in het politieke speelveld door zelf de regie te houden op het project. Dit kan door het organiseren van een transparante projectorganisatie, het creëren van een weerbare bestuurslaag en het faciliteren van het BIT-team.

Transparante projectorganisatie

Openheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid zijn de kernwaarden van een transparante projectorganisatie. Door inzicht te geven in de dilemma’s waar het project mee kampt, hoe het project daarmee omgaat en welke gevolgen gemaakte keuzes hebben, wordt de projectorganisatie voor belanghebbenden beter aanspreekbaar. Dat leidt ertoe dat belanghebbenden met het project mee kunnen denken over oplossingen en verbeteringen, dat toekomstige klanten weten wat ze aan het project hebben en dat je achteraf in staat bent verantwoording af te leggen over de projectvoering. Een transparante projectorganisatie beschikt over een dito projectdossier.

Weerbare bestuurslaag

Alle grote IT-projecten zijn uiteindelijk politiek gevoelig. De uitkomsten van een BIT-toets kunnen dit politiek discours vergroten. Door de inrichting van een transparant projectdossier worden resultaten en moeilijke besluiten bespreekbaar en bekend bij belanghebbenden. Bestuurders en betrokken bewindspersonen zijn zodoende goed geïnformeerd over de voortgang en mogelijke weerstand. De weerbaarheid die hierdoor ontstaat zal tot de gewenste sturing en beïnvloeding van besluitvorming leiden in het politieke speelveld.

Faciliteren BIT-team

Door het BIT-team te faciliteren kun je regie houden op de zaken die worden onderzocht en de mogelijke uitkomsten daarvan. Hieronder een aantal tips:

1. Zorg voor een goed ingericht projectdossier dat rapportage en besluitvorming tijdens de looptijd van het project vastlegt en inzichtelijk maakt.
2. Informeer de stakeholders over voortgang en besluitvorming. In het uiterste geval dat een stakeholder en uw organisatie het niet eens zijn over de feiten, is het niet meer dan logisch dat u de wederzijdse standpunten beargumenteert (‘agree-to-disagree’).
3. Faciliteer het toetsteam; Zorg voor de afstemming van de logistieke uitvoering. Maak samen met het BIT toetsteam een planning waarin staat op welke dag welk onderwerp besproken wordt. Op die manier kunt u tijdig de benodigde mensen en middelen binnen de organisatie reserveren.
4. Begeleid de interne organisatie; Als u van tevoren weet wie als onderdeel van de BIT-toets wordt geïnterviewd, kunt u ervoor zorgen dat deze personen zijn voorbereid. Besef dat veel mensen het spannend vinden om ‘ondervraagd’ te worden. Informeer ze over de achtergrond en geef aan wat de BIT-toets tot doel heeft, wat voor vragen er kunnen komen en welke typen bewijs passend zouden zijn.
5. Zorg voor zelfreflectie. Zorg vooral dat je zélf weet waar je staat ten aanzien van de 13 punten van het BIT toetsingskader. Op alle punten een 10 scoren hoeft daarbij niet, maar het wekt veel vertrouwen als u bij de BIT-toets kunt laten zien dat u weet wat uw sterke punten en wat uw verbeterpunten zijn. Voer bijvoorbeeld een zelf-evaluatie uit of een interne audit. Hiermee ervaart u of u bent voorbereid (zie 1 t/m 4) op een BIT-toets.

Conclusie

Organisaties en bestuurders die niet of onvoldoende zijn voorbereid op een BIT-toets verliezen de regie op de uitkomst hiervan en kunnen worden uitgespeeld in het politieke discours. Bestuurders die een BIT-toets op waarde schatten grijpen de toets als kans aan om de toegevoegde waarde van deze toets voor hun organisatie te maximaliseren.

Meer weten? Download de publicatie “Ervaringen met BIT”.