ICT-projecten lopen uit, blijken duurder dan bedoeld, leveren niet het gewenste resultaat of mislukken helemaal. Er is zelfs een parlementaire enquêtecommissie in het leven geroepen die dit heeft onderzocht. In de afgelopen jaren zijn er al meer dan tweehonderd Gateway-reviews uitgevoerd naar grote ICT- programma’s en -projecten.
Daaruit blijkt dat we bij herhaling dezelfde fouten maken.
Een goed ICT-project of -organisatie vormgeven gaat verder dan het aanpakken van de automatiseringsafdeling. Uit veel gateway-onderzoeken blijkt dat de governance, dus de besturing en het risicomanagement, niet goed georganiseerd is. Eigenlijk weten we dat wel, maar toch zien we het iedere keer weer. Om met name de besturing van ICT-projecten of van de ICT-organisatie vorm te geven is er een verbluffend eenvoudig model voorhanden. Het model is beslist geen raket technologie.
In elk ICT-project en elke ICT-organisatie zijn drie hoofdfuncties te onderkennen, namelijk Regie, Vraag en Aanbod. Door te werken met duidelijk onderscheiden taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ontstaat een gezonde krachtsverhouding tussen de verschillende belangen. We lopen ze langs te beginnen met de Aanbod-functie.
Aanbod
De Aanbod-organisatie is de interne uitvoeringsorganisatie, de ICT-afdeling. Dit is de opdrachtnemer van de Vraag-organisatie. Aanbod is in ieder geval verantwoordelijk voor het dagelijks functioneren van de (technische) infrastructuur en voor de exploitatie. Verder bouwt en beheert de Aanbod-organisatie de applicaties. Ook als het werk hiervoor wordt uitbesteed, blijft de Aanbod-organisatie verantwoordelijk.
Vraag
De Vraag-organisatie vertegenwoordigt de gebruikerskant. Vraag vertaalt eisen en wensen van gebruikers naar gewenste functionaliteit. Op basis hiervan ontwikkelt Vraag jaarplannen voor nieuwbouw en voor het beheer en onderhoud van bestaande informatiesystemen. Eenmaal goedgekeurd, is de Vraag-organisatie verantwoordelijk voor het budget en het inrichten van de projecten om het jaarplan te realiseren. De Vraag-organisatie treedt op als opdrachtgever naar Aanbod en rapporteert over de voortgang aan de Regie-organisatie.
Regie
De Regie-organisatie bepaalt de kaders en de (concern) architectuur waarbinnen vraag en aanbod elkaar vinden en Regie formuleert de informatiestrategie in de vorm van informatiebeleid en jaarlijkse informatieplannen. Hoofdtaken voor de Regie-organisatie zijn het vaststellen en beheren van het projectportfolio en toezien op een goede uitvoering van de daarin opgenomen projecten. Regie bewaakt het spel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Groei naar volwassenheid
Iedereen ziet de relatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer graag als een partnerrelatie, ‘we werken toch bij dezelfde organisatie’, maar echt partnerschap tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vereist een hoge mate van ‘volwassenheid’ van de organisatie. Wij onderkennen drie stadia in die groei naar volwassenheid.
Diskjockeyfase
In deze eerste fase wordt de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer gekenmerkt door ‘u vraagt en wij draaien’. De opdrachtnemer voert gewoon uit wat de opdrachtgever vraagt. De opdrachtgever is in deze fase vaak nog niet goed in staat om de opdrachtnemer en daarmee het project aan te sturen. Het resultaat is een slecht lopend project.
Opdrachtgever-opdrachtnemerfase
In deze tweede fase worden er duidelijke, schriftelijke afspraken gemaakt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Voorstellen tot wijziging van de opdracht doorlopen een vaste procedure. De formele afspraken, met handtekeningen en al, helpen beide partijen om goed en professioneel hun rol te spelen.
Partnerschap
Als de organisatie naar volwassenheid is gegroeid en het formele spel van opdrachtgever-opdrachtnemer eenmaal goed is verankerd, ontstaat ruimte voor echt partnerschap. Hierbij is er respect voor wederzijdse belangen en zoeken beide partners naar het optimum in de samenwerking.
Ons advies is: organiseer het ICT-project en de ICT-organisatie langs de lijnen van het hier geschetste model waardoor de governance helder wordt vormgegeven. Dit is de taak van de CIO die het samenspel regisseert en waar nodig interventies pleegt. Immers: succesvol ICT besturen vraagt om leiderschap.
Neem contact op met John Froger of William Swaters om een notitie te ontvangen die het model verder uitlegt.